Luật Kế toán 2015 có một danh sách những người không được làm kế toán, gom thành ba nhóm chính: người bị hạn chế về năng lực hoặc đang vướng trách nhiệm hình sự, án tích về các tội liên quan kinh tế, tài chính, kế toán; người thân trong gia đình của người lãnh đạo đơn vị; và người đang trực tiếp giữ tiền, giữ hàng, mua bán tài sản trong cùng đơn vị. Nhóm thứ hai và thứ ba có ngoại lệ cho một số loại hình doanh nghiệp nhỏ do một người làm chủ.
Bài viết dành cho hai kiểu người đọc: người đang làm hoặc sắp nhận việc kế toán muốn biết mình có vướng không, và chủ doanh nghiệp, nhân sự muốn bố trí người đúng. Danh sách được diễn đạt theo nguyên lý; khi cần áp dụng vào một trường hợp cụ thể, bạn đối chiếu nguyên văn điều luật trên bản hợp nhất hiện hành, vì Luật Kế toán đã được sửa đổi một số điều.
Vì sao luật phải cấm, khi kế toán chỉ là người ghi sổ
Kế toán không đơn thuần ghi lại những gì đã xảy ra. Sổ sách là chỗ chủ sở hữu, cơ quan thuế, ngân hàng và nhà đầu tư dựa vào để biết đơn vị đang có gì, nợ ai, lãi lỗ thế nào. Nếu người ghi sổ cũng là người giữ tiền, hoặc là vợ, con của người ra quyết định chi, thì không còn ai đứng giữa để phát hiện sai lệch. Danh sách cấm vì vậy là một nguyên tắc kiểm soát nội bộ được nâng lên thành luật.
Hiểu theo cách đó thì dễ đoán vì sao có ngoại lệ. Ở doanh nghiệp tư nhân hay công ty do một cá nhân làm chủ, tiền là tiền của chính chủ; không có cổ đông, thành viên góp vốn nào khác cần được bảo vệ khỏi việc người nhà của giám đốc làm sổ. Ngược lại, ở công ty cổ phần, công ty nhiều thành viên hay đơn vị có vốn nhà nước, việc tách người là điều kiện để số liệu đáng tin.
Điều cần nhớ là danh sách này áp dụng theo từng đơn vị kế toán. Một người bị cấm làm kế toán ở công ty của chồng mình vẫn có thể làm kế toán ở công ty khác hoàn toàn bình thường. Ngược lại, nhóm án tích thì đi theo cá nhân, không phụ thuộc đơn vị.
Ba nhóm bị cấm và ngoại lệ thường gặp
Bảng tóm lược theo nguyên lý. Cách liệt kê trong luật chi tiết hơn; bạn dùng bảng để định hướng, rồi đọc nguyên văn khi có trường hợp sát ranh giới.
| Nhóm | Ai thuộc nhóm này | Phạm vi | Ngoại lệ hay gặp |
|---|---|---|---|
| Năng lực, trách nhiệm hình sự | Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt; người đã bị kết án về tội liên quan kinh tế, chức vụ, tài chính, kế toán mà chưa được xoá án tích; người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính nhất định | Mọi đơn vị kế toán | Không có ngoại lệ theo loại hình |
| Quan hệ gia đình | Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột của người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, cấp phó, kế toán trưởng trong cùng đơn vị | Trong cùng một đơn vị kế toán | Doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ và trường hợp khác theo quy định |
| Kiêm nhiệm giữ tài sản | Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng đơn vị | Trong cùng một đơn vị kế toán | Một số loại hình nhỏ được kiêm theo quy định riêng |
Lưu ý nhóm quan hệ gia đình không chỉ nói về kế toán viên. Nó áp dụng cả với kế toán trưởng: anh ruột của giám đốc làm kế toán trưởng ở công ty cổ phần là vướng, kể cả khi anh có đủ bằng cấp và chứng chỉ.
Nhóm án tích và trách nhiệm hình sự: đọc cho đúng
Không phải mọi án tích đều cấm. Luật nhắm vào các tội về kinh tế, tội về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán. Người từng bị kết án về một tội không thuộc các nhóm này, khi đã chấp hành xong, không tự động bị cấm làm kế toán theo nhóm án tích. Việc tội nào được xếp vào nhóm nào cần đối chiếu Bộ luật Hình sự hiện hành.
Mốc là xoá án tích, không phải chấp hành xong. Chấp hành xong hình phạt chưa đủ; người thuộc nhóm tội liên quan phải được xoá án tích thì mới hết vướng. Phiếu lý lịch tư pháp là giấy tờ thường được dùng để chứng minh tình trạng này khi xin việc hay xin chứng chỉ.
Đang bị truy cứu là đã vướng. Người đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử thuộc diện đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chưa cần có bản án. Doanh nghiệp biết nhân sự kế toán rơi vào tình huống này nên tạm bố trí người khác, không phải để kết tội mà để bộ máy kế toán đúng luật.
Ảnh hưởng tới chứng chỉ hành nghề. Với kế toán viên, kiểm toán viên hành nghề, tình trạng án tích còn ảnh hưởng tới việc đăng ký hành nghề và có thể dẫn tới bị đình chỉ, thu hồi. Phần này thuộc quy định về hành nghề, chặt hơn quy định chung về người làm kế toán.
Doanh nghiệp gia đình: ngoại lệ có thật nhưng hẹp hơn nhiều người nghĩ
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam do vợ chồng hay anh em cùng lập. Người vợ làm kế toán, người chồng làm giám đốc là cảnh quen thuộc. Ngoại lệ trong luật chỉ áp dụng gọn cho doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, cùng các trường hợp khác do Chính phủ quy định. Công ty hai thành viên mà vợ chồng cùng góp vốn, hay công ty cổ phần gia đình, thì không đương nhiên thuộc ngoại lệ.
Ví dụ giả định: công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, chồng góp phần lớn và làm giám đốc, vợ góp phần nhỏ và làm kế toán. Vì có hai thành viên, đây không phải công ty một chủ; quan hệ vợ chồng giữa giám đốc và kế toán rơi vào nhóm bị cấm, trừ khi văn bản hướng dẫn hiện hành có ngoại lệ khác áp dụng. Cách xử lý thường thấy là vợ giữ vai trò thành viên, quản lý chung, còn việc ghi sổ và ký với tư cách kế toán giao cho người khác hoặc thuê dịch vụ.
Hộ kinh doanh không phải doanh nghiệp, chế độ kế toán áp dụng đơn giản hơn và không vướng quy định này theo cách như doanh nghiệp. Khi hộ chuyển lên doanh nghiệp, đây là một trong những điều nên tính từ đầu: chọn loại hình công ty nào sẽ ảnh hưởng tới việc người nhà có được tiếp tục làm sổ hay không.
Hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp, chi nhánh: quy định áp dụng thế nào
Danh sách người không được làm kế toán áp dụng cho mọi đơn vị kế toán, không riêng doanh nghiệp. Hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan nhà nước có tổ chức bộ máy kế toán đều phải tuân theo. Riêng ở đơn vị có sử dụng ngân sách, quy định về người thân trong gia đình thường được áp dụng chặt hơn, đi kèm các quy định về phòng chống tham nhũng và về bố trí người thân giữ vị trí nhạy cảm.
Với hợp tác xã, trường hợp hay gặp là người thân của chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc hợp tác xã làm kế toán, vì hợp tác xã ở nông thôn thường nhỏ và các thành viên có quan hệ họ hàng. Hợp tác xã không thuộc nhóm ngoại lệ dành cho doanh nghiệp một chủ, nên cần tính phương án sớm, chẳng hạn thuê dịch vụ kế toán hoặc luân chuyển vị trí.
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc thường dùng chung bộ máy với trụ sở chính; chi nhánh hạch toán độc lập là một đơn vị kế toán riêng, có người phụ trách kế toán riêng. Khi xét quan hệ gia đình, cần xác định đúng “đơn vị kế toán” là chi nhánh hay công ty mẹ, vì lãnh đạo được xét là lãnh đạo của chính đơn vị đó. Trường hợp cơ cấu phức tạp, nhiều tầng công ty, nên hỏi người làm nghề trước khi bố trí nhân sự.
Soát nhân sự kế toán hiện tại của doanh nghiệp
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc phụ trách nhân sự, có thể soát một lượt theo các bước sau, mỗi năm một lần hoặc khi thay đổi lãnh đạo.
- Lập danh sách người đang làm kế toán, kế toán trưởng, người phụ trách kế toán, kể cả người thuê từ dịch vụ.
- Lập danh sách người đại diện theo pháp luật, giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và quan hệ gia đình gần của họ có làm trong đơn vị.
- Đối chiếu hai danh sách, đánh dấu cặp nào có quan hệ bố mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột.
- Đối chiếu việc phân công: ai vừa ghi sổ vừa giữ quỹ, giữ kho, ký hợp đồng mua bán.
- Xác định loại hình doanh nghiệp để biết có thuộc ngoại lệ hay không; nếu không, lên phương án điều chuyển.
- Với nhóm án tích, chỉ yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp khi pháp luật cho phép và với mục đích rõ ràng, tôn trọng quyền riêng tư của người lao động.
Đã lỡ bố trí sai: khắc phục thế nào cho gọn
Phát hiện đang bố trí người thuộc diện cấm thì việc đầu tiên là điều chuyển, không phải hợp thức hoá trên giấy. Người thân có thể chuyển sang vị trí quản lý khác không làm kế toán, hoặc vẫn làm việc khác trong công ty. Nếu doanh nghiệp không có người thay ngay, thuê dịch vụ kế toán là cách nhanh nhất để bộ máy đúng luật, trong lúc tuyển người.
Phần số liệu do người bị cấm đã ghi trước đây vẫn là sổ của doanh nghiệp; việc điều chuyển không làm sổ cũ mất giá trị. Tuy vậy người mới nhận việc nên soát lại số dư đầu kỳ, lập biên bản bàn giao kỹ, vì đây là giai đoạn kiểm soát yếu nhất. Nếu có dấu hiệu sai lệch lớn hoặc đang bị thanh tra, kiểm tra yêu cầu giải trình, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) trước khi trả lời bằng văn bản.
Với người lao động bị điều chuyển, việc đổi vị trí cần làm theo pháp luật lao động: thoả thuận sửa hợp đồng, không tự ý giảm lương hay cho nghỉ việc với lý do bị cấm làm kế toán khi người đó vẫn làm được việc khác. Trung lập mà nói, cả hai bên đều có lợi khi xử lý sớm, trước khi bị lập biên bản.
Câu hỏi thường gặp
Em ruột của giám đốc có được làm kế toán viên ở công ty cổ phần không?
Theo nguyên tắc chung là không, vì anh chị em ruột của giám đốc thuộc nhóm quan hệ gia đình bị cấm làm kế toán trong cùng đơn vị. Công ty cổ phần không thuộc ngoại lệ dành cho doanh nghiệp một chủ. Người em vẫn làm được các vị trí khác trong công ty.
Kế toán viên kiêm thủ quỹ ở công ty nhỏ có vi phạm không?
Thủ quỹ thuộc nhóm không được làm kế toán trong cùng đơn vị, trừ các loại hình được kiêm theo quy định riêng. Nếu công ty bạn là công ty nhiều thành viên hoặc cổ phần, nên tách hai việc cho hai người hoặc thuê dịch vụ kế toán để giữ nguyên tắc kiểm soát.
Người từng bị phạt hành chính về thuế có bị cấm làm kế toán không?
Bị xử phạt hành chính về thuế không đồng nghĩa với án tích hình sự, nên không tự động đưa người đó vào nhóm bị cấm. Tuy vậy với người hành nghề dịch vụ kế toán, vi phạm có thể ảnh hưởng tới việc đăng ký hành nghề theo quy định riêng, nên cần đối chiếu.
Con của kế toán trưởng có được làm kế toán viên cùng công ty không?
Quan hệ gia đình với kế toán trưởng cũng thuộc diện bị cấm trong cùng đơn vị kế toán, giống quan hệ với giám đốc. Ngoại lệ chỉ áp dụng với loại hình doanh nghiệp được luật cho phép. Ở các trường hợp khác, một trong hai người nên chuyển vị trí.
Thuê dịch vụ kế toán thì người của dịch vụ có bị xét quan hệ gia đình không?
Có. Người của đơn vị dịch vụ được cử sang làm kế toán, kế toán trưởng cho bạn cũng phải không có quan hệ gia đình bị cấm với lãnh đạo doanh nghiệp. Đơn vị dịch vụ nên hỏi điều này khi nhận hợp đồng, và bạn nên ghi cam kết vào hợp đồng dịch vụ.
Doanh nghiệp tư nhân có được để vợ chủ doanh nghiệp làm kế toán trưởng không?
Doanh nghiệp tư nhân thuộc nhóm có ngoại lệ về quan hệ gia đình, nên vợ của chủ doanh nghiệp làm kế toán, kể cả kế toán trưởng, thường không bị cấm vì lý do này. Người đó vẫn phải đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn của vị trí kế toán trưởng.