Doanh nghiệp được thuê tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán trưởng, nhưng người trực tiếp được cử sang phải là kế toán viên hành nghề: có chứng chỉ kế toán viên hoặc kiểm toán viên, có giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán còn hiệu lực và đáp ứng thêm yêu cầu kinh nghiệm theo quy định. Không phải ai trong công ty dịch vụ cũng được cử, và doanh nghiệp không thể thuê một cá nhân tự do không đăng ký để đứng tên kế toán trưởng.
Bài viết theo hai góc: người hành nghề muốn nhận làm kế toán trưởng cho khách, và chủ doanh nghiệp cần kiểm tư cách người được cử. Các mốc cụ thể như số năm kinh nghiệm của người được thuê nằm trong Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn, đã có sửa đổi; bạn đối chiếu bản hiện hành, bài chỉ nêu khi chắc về nguyên tắc.
Thuê làm kế toán trưởng khác thuê làm sổ ở điểm nào
Phần lớn hợp đồng dịch vụ kế toán là thuê làm sổ: đơn vị dịch vụ ghi chép, lập tờ khai, lập báo cáo, còn ô kế toán trưởng trên báo cáo vẫn do một người của doanh nghiệp hoặc người phụ trách kế toán ký. Thuê làm kế toán trưởng là bước xa hơn: một người của đơn vị dịch vụ được cử để giữ chức danh kế toán trưởng của doanh nghiệp, ký các chứng từ, báo cáo ở vị trí đó và chịu trách nhiệm như kế toán trưởng.
Vì người được cử ký với tư cách kế toán trưởng của doanh nghiệp khách hàng, pháp luật đặt điều kiện cao hơn so với nhân viên làm sổ thông thường. Điều này bảo vệ doanh nghiệp: người ký báo cáo cho mình là người đã qua kỳ thi quốc gia, có đăng ký hành nghề, chịu sự quản lý của cơ quan cấp và có trách nhiệm cập nhật kiến thức hằng năm.
Doanh nghiệp vẫn ra quyết định về người làm kế toán trưởng. Thực tế thường thấy là hợp đồng dịch vụ ghi rõ tên người được cử, rồi doanh nghiệp có văn bản giao người đó thực hiện nhiệm vụ kế toán trưởng theo hợp đồng. Không có văn bản phía doanh nghiệp thì khi bị kiểm tra, rất khó chứng minh doanh nghiệp đã bố trí kế toán trưởng.
Người được cử làm kế toán trưởng cần những gì
Bảng liệt kê các điều kiện theo nguyên lý và cách doanh nghiệp tự kiểm. Mốc thời gian, nếu có, cần đối chiếu văn bản hiện hành.
| Điều kiện | Nội dung | Doanh nghiệp kiểm bằng cách nào |
|---|---|---|
| Chứng chỉ | Chứng chỉ kế toán viên hoặc chứng chỉ kiểm toán viên do Bộ Tài chính cấp | Xem bản sao chứng chỉ, đối chiếu thông tin trên cổng công khai danh sách của cơ quan quản lý nếu có |
| Đăng ký hành nghề | Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán còn hiệu lực, gắn với đơn vị dịch vụ đang ký hợp đồng | Xem bản sao giấy chứng nhận, kiểm tên đơn vị và kỳ hiệu lực |
| Kinh nghiệm | Thời gian công tác thực tế về kế toán theo yêu cầu với người được thuê làm kế toán trưởng | Hỏi quá trình làm việc, đối chiếu yêu cầu hiện hành |
| Không thuộc diện cấm | Không có quan hệ gia đình bị cấm với lãnh đạo doanh nghiệp, không thuộc nhóm án tích | Ghi cam kết trong hợp đồng |
| Đơn vị dịch vụ đủ điều kiện | Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán | Xem giấy chứng nhận của đơn vị, kiểm tình trạng hoạt động |
Quy định cũng giới hạn một số trường hợp người được cử không được nhận làm kế toán trưởng, ví dụ khi có quan hệ lợi ích với doanh nghiệp khách hàng làm mất tính độc lập. Phần điều kiện kinh doanh của đơn vị dịch vụ kế toán có thể xem thêm hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Góc người hành nghề: trước khi nhận làm kế toán trưởng cho khách
Kiểm số khách mình đang giữ ghế. Một người hành nghề nhận làm kế toán trưởng cho quá nhiều doanh nghiệp cùng lúc thì khó làm đủ trách nhiệm. Văn bản hướng dẫn có thể đặt giới hạn hoặc điều kiện về việc này; dù không có con số ràng buộc, bạn nên tự đặt giới hạn theo khối lượng thật.
Soát bộ sổ đang có. Nhận ghế giữa năm đồng nghĩa nhận cả số dư do người khác để lại. Yêu cầu biên bản bàn giao, chốt số dư tại ngày nhận, ghi rõ khoản nào chưa đối chiếu được. Đây là ranh giới trách nhiệm của bạn.
Thống nhất quyền tiếp cận chứng từ. Kế toán trưởng không thể chịu trách nhiệm về số liệu nếu không được xem chứng từ gốc. Hợp đồng nên ghi thời hạn doanh nghiệp chuyển chứng từ, cách xử lý chứng từ đến trễ hoặc thiếu.
Giữ độc lập chuyên môn. Khi doanh nghiệp yêu cầu hạch toán trái quy định, quyền có ý kiến bằng văn bản và quyền từ chối của kế toán trưởng vẫn áp dụng cho bạn. Ghi cơ chế này vào hợp đồng giúp hai bên không bất ngờ.
Lập hợp đồng thuê làm kế toán trưởng
Hợp đồng là nơi phân định trách nhiệm khi có sự cố. Một hợp đồng đủ ý thường gồm những phần dưới đây; đây là bố cục nội dung cần có, không phải mẫu chuẩn.
- Thông tin hai bên, kèm số giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán của bên cung cấp.
- Tên người được cử làm kế toán trưởng, số chứng chỉ, số giấy chứng nhận đăng ký hành nghề, cam kết không thuộc diện bị cấm.
- Phạm vi công việc: tổ chức bộ máy kế toán, lập và ký báo cáo, ký chứng từ, làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán.
- Nghĩa vụ của doanh nghiệp: cung cấp chứng từ đầy đủ, đúng hạn, trung thực; không tự ý hạch toán, ký thay.
- Cơ chế ý kiến bằng văn bản khi bất đồng về hạch toán, thời hạn phản hồi.
- Thời điểm bắt đầu, chấm dứt, bàn giao khi kết thúc; trách nhiệm với kỳ kế toán dở dang.
- Trách nhiệm bồi thường và bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp nếu đơn vị dịch vụ có mua.
Trách nhiệm khi có sai phạm: ai chịu phần nào
Thuê ngoài không chuyển hết trách nhiệm sang đơn vị dịch vụ. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về tổ chức công tác kế toán và về tính trung thực của chứng từ doanh nghiệp đưa ra. Người được cử làm kế toán trưởng chịu trách nhiệm về phần chuyên môn mình thực hiện và ký. Đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm theo hợp đồng và theo quy định về kinh doanh dịch vụ kế toán.
Ví dụ giả định: doanh nghiệp đưa hoá đơn mua vào không có giao dịch thật, kế toán trưởng thuê ngoài đã yêu cầu giải trình bằng văn bản nhưng giám đốc vẫn chỉ đạo ghi sổ. Khi bị phát hiện, văn bản yêu cầu giải trình và chỉ đạo là căn cứ để phân định. Nếu kế toán trưởng biết mà vẫn ghi không có ý kiến gì, phần trách nhiệm của người hành nghề nặng hơn nhiều.
Tình huống có tranh chấp về trách nhiệm bồi thường giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ, hoặc khi cơ quan chức năng vào cuộc, nên có luật sư xem hợp đồng và hồ sơ cụ thể. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để biết hướng xử lý ban đầu.
Chấm dứt hợp đồng giữa năm: bàn giao ghế kế toán trưởng
Hợp đồng thuê làm kế toán trưởng có thể chấm dứt vì nhiều lý do: doanh nghiệp tuyển được người nội bộ, hai bên không thống nhất cách hạch toán, đơn vị dịch vụ không còn đủ điều kiện. Dù lý do gì, thời điểm chuyển giao là lúc dễ phát sinh khoảng trống nhất: người cũ đã thôi ký, người mới chưa nhận, trong khi tờ khai và báo cáo vẫn đến hạn.
Cách làm an toàn là ghi sẵn trong hợp đồng một quãng chuyển tiếp: bên dịch vụ vẫn giữ trách nhiệm tới ngày bàn giao xong, lập biên bản bàn giao gồm sổ sách, chứng từ đã nhận, tờ khai đã nộp, các khoản chưa đối chiếu, các ý kiến bằng văn bản đã gửi doanh nghiệp. Biên bản có chữ ký của cả người cũ, người mới và đại diện doanh nghiệp.
Với báo cáo tài chính năm, câu hỏi hay gặp là ai ký khi kế toán trưởng thuê ngoài đã nghỉ trước ngày lập báo cáo. Người ký là người giữ chức danh tại thời điểm lập và ký báo cáo; người đó dựa vào biên bản bàn giao để biết phần số liệu nào do mình kiểm soát. Nếu người mới chưa thể xác nhận một số khoản, nên ghi nhận bằng văn bản và trao đổi với kiểm toán nếu báo cáo thuộc diện phải kiểm toán.
Doanh nghiệp cũng nên thu hồi quyền truy cập phần mềm kế toán, chữ ký số, tài khoản trên cổng thuế đã cấp cho người cũ ngay khi bàn giao xong, tránh tình trạng một người đã thôi việc vẫn thao tác được trên hệ thống.
Dấu hiệu nên dừng lại trước khi ký
Từ phía doanh nghiệp, những dấu hiệu sau cho thấy người được cử có thể chưa đủ tư cách, hoặc mô hình thuê đang bị dùng sai mục đích:
- Đơn vị dịch vụ chỉ “cho tên” kế toán trưởng, người được cử không bao giờ xem chứng từ.
- Không đưa được bản sao chứng chỉ, giấy chứng nhận đăng ký hành nghề, hoặc giấy đã hết hiệu lực.
- Người được cử là cá nhân tự do, không thuộc doanh nghiệp hay hộ kinh doanh dịch vụ kế toán nào.
- Hợp đồng không ghi tên người cụ thể, chỉ ghi chung là “cử nhân sự phù hợp”.
- Đơn vị đề nghị chi phí “trọn gói kể cả xử lý thuế” theo hướng né nghĩa vụ.
Cho mượn tên làm kế toán trưởng là hành vi có rủi ro cho cả người cho mượn và doanh nghiệp; cách duy nhất an toàn là thuê người thật sự làm việc và ký trên phần việc mình làm.
Câu hỏi thường gặp
Cá nhân có chứng chỉ kế toán viên có tự nhận làm kế toán trưởng cho công ty khác được không?
Không nên tự nhận với tư cách cá nhân tự do. Pháp luật yêu cầu dịch vụ kế toán được cung cấp qua doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán đủ điều kiện, và người hành nghề đăng ký gắn với đơn vị đó. Bạn có thể lập hộ kinh doanh dịch vụ kế toán nếu đủ điều kiện.
Thuê làm kế toán trưởng có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Doanh nghiệp kê khai thông tin kế toán trưởng theo yêu cầu của cơ quan thuế và ngân hàng giống như kế toán trưởng nội bộ. Cách thức và thời điểm thông báo nên đối chiếu thủ tục hiện hành, vì biểu mẫu thay đổi theo hệ thống quản lý thuế điện tử.
Người được cử làm kế toán trưởng nghỉ việc ở đơn vị dịch vụ thì sao?
Tư cách người đó gắn với đơn vị dịch vụ, nên khi họ nghỉ, đơn vị dịch vụ phải cử người khác đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên yêu cầu bàn giao, cập nhật văn bản giao nhiệm vụ cho người mới để tránh khoảng trống chức danh.
Doanh nghiệp nhà nước có được thuê dịch vụ làm kế toán trưởng không?
Đơn vị có vốn nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập có quy định riêng về bổ nhiệm kế toán trưởng, và việc thuê ngoài có thể bị hạn chế. Bạn nên đối chiếu quy định áp dụng cho loại đơn vị đó và hướng dẫn của cơ quan chủ quản trước khi ký hợp đồng.
Kiểm toán viên có chứng chỉ kiểm toán có được cử làm kế toán trưởng cho khách không?
Chứng chỉ kiểm toán viên thường được chấp nhận thay chứng chỉ kế toán viên cho mục đích hành nghề dịch vụ kế toán, nếu người đó đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán. Tuy nhiên kiểm toán viên không được vừa làm kế toán vừa kiểm toán cho cùng một khách, vì mất tính độc lập.