Người phụ trách kế toán là người được doanh nghiệp giao thực hiện nhiệm vụ của kế toán trưởng khi doanh nghiệp được phép không bổ nhiệm kế toán trưởng, hoặc chưa bổ nhiệm được ngay. Hai trường hợp hay gặp nhất là doanh nghiệp thuộc diện siêu nhỏ theo tiêu chí hiện hành và doanh nghiệp vừa thành lập hay vừa mất kế toán trưởng, đang trong thời gian tìm người đủ tiêu chuẩn.
Với người được cử, câu hỏi thật là: mình cần những điều kiện gì, được ký những gì, chịu trách nhiệm tới đâu, và bao giờ thì phải chuyển thành kế toán trưởng chính thức. Bài viết trả lời theo Luật Kế toán 2015 và văn bản hướng dẫn; mốc thời gian và tiêu chuẩn chi tiết có thể đã được điều chỉnh, nên bạn đối chiếu bản hiện hành trước khi áp dụng cho doanh nghiệp mình.
Phụ trách kế toán khác kế toán trưởng ở những điểm nào
Hai vị trí làm cùng một khối việc, khác nhau chủ yếu ở cơ sở pháp lý của việc giao và thời hạn. Bảng dưới so theo góc người ngồi ghế.
| Điểm so | Kế toán trưởng | Người phụ trách kế toán |
|---|---|---|
| Cách giao | Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng | Quyết định cử, phân công người phụ trách kế toán |
| Khi nào dùng | Doanh nghiệp thông thường, đủ người đủ tiêu chuẩn | Doanh nghiệp được phép không có kế toán trưởng, hoặc chưa bổ nhiệm được |
| Thời hạn | Đến khi miễn nhiệm, thôi việc | Có giới hạn khi là giải pháp tạm thời; không giới hạn khi doanh nghiệp thuộc diện được miễn |
| Nhiệm vụ | Toàn bộ nhiệm vụ, quyền của kế toán trưởng | Thực hiện nhiệm vụ, quyền như kế toán trưởng trong phạm vi được giao |
| Chữ ký trên báo cáo | Ký ô kế toán trưởng | Ký vào vị trí kế toán trưởng, thường ghi rõ chức danh người phụ trách |
Điểm quan trọng nhất ở cột phải: người phụ trách kế toán không phải là chức danh “nhẹ” hơn về trách nhiệm. Khi ký báo cáo tài chính, bạn gánh trách nhiệm tương tự kế toán trưởng với phần việc mình đã làm và đã ký.
Doanh nghiệp siêu nhỏ: được miễn bổ nhiệm, không được miễn bố trí người
Văn bản hướng dẫn Luật Kế toán cho phép doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần bố trí người phụ trách kế toán, không bắt buộc bổ nhiệm kế toán trưởng. Tiêu chí siêu nhỏ dựa trên số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm và doanh thu hoặc tổng nguồn vốn, chia theo lĩnh vực. Các ngưỡng này nằm ở văn bản hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể được sửa, nên bạn đối chiếu số liệu thật của doanh nghiệp mình với văn bản hiện hành.
Miễn bổ nhiệm kế toán trưởng không có nghĩa là không ai chịu trách nhiệm về sổ. Doanh nghiệp vẫn phải có người được giao rõ ràng bằng văn bản. Trường hợp doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán thì có thể thuê luôn người làm phụ trách kế toán hoặc kế toán trưởng từ đơn vị dịch vụ, với điều kiện người được thuê đáp ứng tiêu chuẩn của người hành nghề dịch vụ kế toán.
Khi doanh nghiệp lớn lên vượt ngưỡng siêu nhỏ, chẳng hạn tuyển thêm người hay doanh thu tăng, quyền miễn mất đi theo. Lúc đó người phụ trách kế toán cần được bổ nhiệm làm kế toán trưởng nếu đủ tiêu chuẩn, hoặc doanh nghiệp tìm người khác. Nhiều doanh nghiệp quên mốc này vì không ai theo dõi số lao động đóng bảo hiểm cuối năm, và chỉ biết khi bị kiểm tra.
Công ty mới thành lập hoặc vừa trống ghế: cử tạm trong bao lâu
Vì sao có quy định cử tạm. Doanh nghiệp mới lập thường chưa tìm ngay được người đủ tiêu chuẩn kế toán trưởng; doanh nghiệp đang chạy thì kế toán trưởng có thể nghỉ việc đột ngột. Luật cho phép bố trí người phụ trách kế toán trong thời gian chuyển tiếp để bộ máy không bị bỏ trống.
Thời hạn cử tạm có giới hạn. Văn bản hướng dẫn đặt một thời hạn tối đa cho việc cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng, mốc thường được nhắc là mười hai tháng. Hết hạn mà vẫn chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng là doanh nghiệp đã vi phạm về bố trí bộ máy, trừ khi thuộc diện được miễn. Bạn nên đối chiếu mốc này với bản hướng dẫn hiện hành.
Người được cử tạm cần tiêu chuẩn gì. Người phụ trách kế toán cũng phải có đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn kế toán và không thuộc nhóm bị cấm làm kế toán. Yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng và thời gian thực tế đối với người phụ trách kế toán có điểm khác với kế toán trưởng tuỳ loại đơn vị, nên đây là chỗ cần đọc kỹ văn bản.
Dùng thời gian tạm để hoàn thiện điều kiện. Nếu bạn là người được cử và chỉ thiếu chứng chỉ bồi dưỡng hoặc thiếu ít tháng làm thực tế, quãng cử tạm là lúc nên hoàn thiện để được bổ nhiệm chính thức trước khi hết hạn.
Lập quyết định cử người phụ trách kế toán cho đúng
Quyết định cử là giấy tờ đầu tiên thanh tra, kiểm toán hỏi tới. Một quyết định đầy đủ thường được lập như sau.
- Ghi căn cứ: doanh nghiệp thuộc diện siêu nhỏ, hoặc doanh nghiệp chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng kể từ ngày nào.
- Ghi rõ họ tên, chức danh, văn bằng chuyên môn của người được cử.
- Ghi phạm vi: thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của kế toán trưởng theo pháp luật kế toán, ký các loại chứng từ, sổ, báo cáo nào.
- Ghi thời hạn với trường hợp cử tạm, hoặc ghi “đến khi có quyết định khác” với doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu, giao cho người được cử một bản và lưu một bản cùng hồ sơ kế toán.
- Thông báo thông tin người phụ trách kế toán cho những nơi cần biết như cơ quan thuế khi kê khai, ngân hàng khi đăng ký mẫu chữ ký; thủ tục cụ thể đối chiếu yêu cầu hiện hành của từng nơi.
Người phụ trách kế toán ký những gì và chịu trách nhiệm tới đâu
Trong phạm vi được giao, người phụ trách kế toán ký các chứng từ thuộc thẩm quyền kế toán trưởng: phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi theo phân cấp, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm. Trên báo cáo tài chính, chữ ký nằm ở vị trí dành cho kế toán trưởng; nhiều doanh nghiệp ghi chú dưới chữ ký là “người phụ trách kế toán” để người đọc báo cáo biết rõ tư cách.
Trách nhiệm đi kèm chữ ký. Người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm về tính trung thực của số liệu do mình lập và kiểm soát, giống kế toán trưởng. Nếu bạn phát hiện khoản chi không đúng quy định mà người đại diện theo pháp luật vẫn yêu cầu ghi, quyền có ý kiến bằng văn bản và quyền từ chối thực hiện của kế toán trưởng cũng áp dụng cho bạn trong phạm vi được giao.
Một điểm hay bị bỏ qua là ranh giới thời gian. Khi bạn được cử giữa năm, nên lập biên bản bàn giao chốt số dư tại ngày nhận việc. Báo cáo tài chính năm sẽ do bạn ký, nhưng phần nghiệp vụ trước ngày nhận việc là của người cũ; biên bản bàn giao là căn cứ duy nhất để tách hai phần này khi có câu hỏi về sau.
Từ người phụ trách lên kế toán trưởng: chuẩn bị gì trong lúc giữ ghế
Với nhiều người, vị trí phụ trách kế toán là bước đệm. Doanh nghiệp giao ghế vì tin bạn làm được việc, còn tư cách kế toán trưởng thì bạn hoàn thiện dần. Cách làm hiệu quả là lập ngay một bảng theo dõi riêng: ngày bắt đầu làm kế toán có hợp đồng, số tháng đã tích luỹ, ngày dự kiến đủ thời gian thực tế, khoá bồi dưỡng định đăng ký và lịch học. Nhìn bảng này, bạn và giám đốc cùng biết khi nào có thể ký quyết định bổ nhiệm, thay vì để đến lúc bị hỏi mới tính.
Song song, hãy giữ hồ sơ chứng minh thời gian thực tế ngay từ bây giờ: hợp đồng lao động ghi đúng chức danh, quyết định cử, bản xác nhận của nơi làm cũ nếu bạn từng làm kế toán ở chỗ khác. Đi xin xác nhận khi công ty cũ đã giải thể hay đổi người là việc rất khó. Bạn cũng nên giữ bản sao các báo cáo tài chính mình đã ký trong thời gian phụ trách, vì đó là bằng chứng về công việc thật.
Khi được bổ nhiệm chính thức, quyết định mới nên ghi rõ thay thế quyết định cử trước đó, để không tồn tại hai văn bản cùng hiệu lực về một vị trí. Với doanh nghiệp siêu nhỏ, việc chuyển từ người phụ trách sang kế toán trưởng không bắt buộc, nhưng nhiều người vẫn chọn làm để chức danh khớp với trách nhiệm thực tế và thuận lợi khi doanh nghiệp làm hồ sơ vay vốn hay dự thầu.
Các tình huống dễ làm sai khi cử người phụ trách kế toán
Những tình huống dưới đây hay khiến quyết định cử trở nên vô hiệu trên thực tế, dù giấy tờ trông đầy đủ.
- Cử chính người thân trong gia đình của giám đốc làm phụ trách kế toán ở loại doanh nghiệp không được ngoại lệ về quan hệ gia đình.
- Cử thủ quỹ kiêm phụ trách kế toán ở doanh nghiệp không thuộc diện được kiêm.
- Cử người không có văn bằng chuyên môn kế toán, chỉ vì người đó quen việc nhập hoá đơn.
- Doanh nghiệp đã vượt ngưỡng siêu nhỏ từ năm trước nhưng vẫn giữ quyết định cử “đến khi có quyết định khác”.
- Cử tạm quá thời hạn tối đa mà không bổ nhiệm kế toán trưởng, cũng không ghi nhận nỗ lực tuyển người.
- Thuê dịch vụ kế toán nhưng người đơn vị dịch vụ cử sang không đáp ứng tiêu chuẩn người hành nghề.
Nếu doanh nghiệp đang ở một trong các tình huống trên và đã bị cơ quan kiểm tra lập biên bản, việc khắc phục và giải trình nên có người làm nghề xem hồ sơ cụ thể. Phần điều kiện của giấy phép kinh doanh gắn với kế toán, ví dụ dịch vụ kế toán, có thể xem thêm hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp siêu nhỏ có được bổ nhiệm kế toán trưởng nếu muốn không?
Có. Quy định chỉ miễn nghĩa vụ bắt buộc, không cấm doanh nghiệp bổ nhiệm. Nếu doanh nghiệp có người đủ tiêu chuẩn và muốn chức danh rõ ràng khi làm việc với đối tác, ngân hàng, việc bổ nhiệm kế toán trưởng hoàn toàn được phép.
Giám đốc có tự làm phụ trách kế toán được không?
Ở một số loại hình như doanh nghiệp tư nhân hay công ty do một cá nhân làm chủ, quy định có ngoại lệ cho phép chủ doanh nghiệp hoặc người thân đảm nhận một số vị trí kế toán. Với loại hình khác thì thường không được. Bạn nên đối chiếu quy định về người không được làm kế toán cho đúng loại hình.
Hết thời hạn cử tạm mà chưa tìm được kế toán trưởng thì làm gì?
Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ làm kế toán trưởng từ đơn vị dịch vụ kế toán đủ điều kiện, hoặc bổ nhiệm chính người phụ trách nếu người đó đã đủ tiêu chuẩn. Để quá hạn mà không xử lý là vi phạm về tổ chức bộ máy kế toán khi bị kiểm tra.
Người phụ trách kế toán có cần chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng không?
Tuỳ loại đơn vị và tình huống cử. Văn bản hướng dẫn đặt tiêu chuẩn cho người phụ trách kế toán có điểm khác kế toán trưởng, nên bạn đọc kỹ quy định áp dụng cho doanh nghiệp mình. Có sẵn chứng chỉ thì bạn luôn ở thế an toàn hơn và dễ được bổ nhiệm chính thức.
Báo cáo tài chính do người phụ trách kế toán ký có bị cơ quan thuế từ chối không?
Không, nếu việc cử có quyết định hợp lệ và người được cử đủ tiêu chuẩn. Cơ quan thuế tiếp nhận báo cáo theo chữ ký số và thông tin kê khai; khi kiểm tra, họ mới soát quyết định cử và tiêu chuẩn người ký.