Chứng chỉ hành nghề xây dựng là của cá nhân: bạn nghỉ việc thì chứng chỉ đi theo bạn, công ty cũ không giữ được. Nhưng trách nhiệm với những hồ sơ bạn đã ký vẫn còn, tên bạn có thể vẫn nằm trong hồ sơ năng lực và trong quyết định giao nhiệm vụ ở các dự án đang chạy của công ty cũ. Đổi việc mà không xử lý mấy chuyện này là để lại những sợi dây pháp lý mình không kiểm soát được.
Bài viết từ phía người kỹ sư, kiến trúc sư hay người định giá có chứng chỉ đang chuẩn bị chuyển việc. Phía doanh nghiệp khi người giữ chứng chỉ nghỉ thì cần làm gì để giữ điều kiện hoạt động đã được bàn ở bài chung về chứng chỉ hành nghề; ở đây đi theo đúng lĩnh vực xây dựng và đúng các tình huống người ký hay gặp.
Chứng chỉ đi theo người, chữ ký ở lại với hồ sơ
Khi bạn ký với vai chủ trì thiết kế, chủ nhiệm khảo sát, giám sát trưởng hay chủ trì định giá, chữ ký đó là xác nhận cá nhân về phần việc. Hồ sơ đã được phê duyệt, nghiệm thu thì giữ nguyên giá trị sau khi bạn nghỉ. Trách nhiệm của bạn với phần mình đã ký cũng không chấm dứt chỉ vì đổi nơi làm; nếu sau này phát hiện sai sót trong phần đó, bạn vẫn có thể được mời giải trình.
Ngược lại, những phần việc làm sau khi bạn nghỉ không còn là trách nhiệm của bạn, miễn là đã có ranh giới rõ ràng: biên bản bàn giao, quyết định thay người, thông báo cho chủ đầu tư. Thiếu ranh giới đó thì rất khó chứng minh một bản vẽ sửa đổi hay một biên bản nghiệm thu không phải do mình ký, nhất là khi người khác dùng lại mẫu chữ ký hoặc chữ ký số cũ.
Vì thế, trước ngày nghỉ, việc quan trọng nhất không phải là thu dọn bàn làm việc mà là làm rõ: hồ sơ nào mình đã ký, dự án nào mình đang đứng tên, ai sẽ thay, và bằng giấy tờ gì.
Lập danh sách trước khi nộp đơn nghỉ
Ngồi một buổi lập danh sách dưới đây. Nó vừa giúp bàn giao gọn, vừa là bản lưu cá nhân để chứng minh kinh nghiệm khi xin nâng hạng sau này.
- Các dự án đang có tên bạn trong quyết định giao nhiệm vụ: vai trò, giai đoạn hiện tại, phần việc đã xong và chưa xong.
- Các hồ sơ đã ký nhưng chưa được phê duyệt hoặc chưa nghiệm thu: bản vẽ đang thẩm định, báo cáo khảo sát đang chờ duyệt, hồ sơ thanh toán đang chờ.
- Hồ sơ dự thầu mà công ty đã đưa tên bạn vào làm nhân sự chủ chốt và chưa có kết quả hoặc đã trúng thầu.
- Tài khoản và chữ ký số bạn đang dùng trên các hệ thống của công ty, của dự án, của cổng dịch vụ công.
- Con dấu cá nhân hoặc mẫu chữ ký scan mà phòng hành chính đang giữ để in vào khung tên.
- Bản sao giấy tờ chứng minh vai trò của bạn ở từng công trình mà bạn được phép giữ.
Danh sách này nên được công ty xác nhận khi bàn giao. Đó là căn cứ khi nhiều năm sau có ai hỏi phần việc nào là của bạn.
Từng loại hồ sơ xử lý thế nào khi nghỉ
Bảng dưới gợi ý cách xử lý cho các tình huống thường gặp. Việc cụ thể còn phụ thuộc hợp đồng giữa công ty và chủ đầu tư.
| Tình huống | Việc của bạn | Việc của công ty | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ đã phê duyệt, nghiệm thu | Lưu danh mục và bản sao trang ký được phép | Lưu trữ theo quy định | Khó chứng minh kinh nghiệm, khó giải trình sau này |
| Bản vẽ đang thẩm định, chưa duyệt | Bàn giao cho người thay, ghi rõ tình trạng | Ra quyết định thay chủ trì, báo chủ đầu tư | Bản sửa sau thẩm định vẫn đứng tên bạn |
| Đang làm giám sát trưởng | Bàn giao nhật ký, biên bản dở dang | Thông báo thay người tới chủ đầu tư, nhà thầu | Biên bản sau ngày nghỉ vẫn ghi tên bạn |
| Tên trong hồ sơ dự thầu đã trúng | Báo công ty rằng mình không thực hiện được | Đề nghị chủ đầu tư chấp thuận người thay | Công ty vi phạm cam kết nhân sự |
| Chữ ký số, mẫu chữ ký | Thu hồi hoặc đổi mật khẩu, đề nghị huỷ mẫu | Ngừng dùng mẫu chữ ký của bạn | Có văn bản mới mang chữ ký của bạn |
Nếu công ty chậm ra quyết định thay người, bạn có thể gửi văn bản thông báo việc mình không còn thực hiện vai trò kể từ ngày nghỉ cho chủ đầu tư, có lưu bản gửi.
Những điều nên tránh khi chuyển việc
Mang theo toàn bộ hồ sơ dự án. Hồ sơ thiết kế, số liệu khảo sát, bảng chi phí là tài sản của công ty và chủ đầu tư, có thể có điều khoản bảo mật. Chỉ giữ những gì được phép để chứng minh vai trò của mình.
Để công ty cũ tiếp tục dùng tên mình làm năng lực. Một số công ty giữ tên người đã nghỉ trong hồ sơ năng lực nhiều tháng. Nếu bạn biết, hãy đề nghị bằng văn bản để công ty cập nhật. Tên bạn xuất hiện cùng lúc ở hai công ty có thể gây rắc rối cho cả bạn lẫn công ty mới.
Nhận đứng tên ở công ty cũ sau khi đã nghỉ. Có trường hợp công ty cũ đề nghị bạn tiếp tục "đứng tên" giám sát trưởng cho đến hết dự án, dù bạn không còn ra hiện trường. Đó là đứng tên khống, rủi ro lớn khi có sự cố.
Ký hồ sơ cho công ty mới khi chưa xử lý hồ sơ cũ. Bắt đầu ký ở công ty mới trong khi tên vẫn nằm trong quyết định giao nhiệm vụ của dự án cũ có thể bị coi là đồng thời giữ hai vai không thể cùng làm.
Trình tự bàn giao gọn trong vài tuần
Gợi ý trình tự khi bạn có thời gian báo trước theo hợp đồng lao động.
- Báo trước cho quản lý trực tiếp, nêu rõ các dự án mình đang đứng tên và đề nghị kế hoạch thay người.
- Lập danh sách hồ sơ theo mục trên, gửi kèm thư báo nghỉ.
- Cùng người thay rà từng dự án: phần đã xong, phần dở dang, vấn đề còn treo. Ghi thành biên bản bàn giao.
- Đề nghị công ty gửi thông báo thay đổi nhân sự tới các chủ đầu tư, xin bản sao để lưu.
- Thu hồi, huỷ hoặc đổi thông tin các tài khoản, chữ ký số; đề nghị phòng hành chính huỷ mẫu chữ ký scan.
- Xin xác nhận quá trình làm việc và vai trò ở từng công trình trước ngày nghỉ, khi người có thẩm quyền còn dễ ký.
Nếu công ty yêu cầu bạn nghỉ ngay mà không có thời gian bàn giao, vẫn cố làm tối thiểu hai việc: gửi danh sách dự án đang đứng tên bằng thư điện tử có lưu, và đề nghị huỷ mẫu chữ ký, chữ ký số. Hai việc này tốn chưa đầy một giờ nhưng che được phần lớn rủi ro về sau.
Sang công ty mới: đọc kỹ điều khoản về chứng chỉ trong hợp đồng
Công ty mới tuyển bạn không chỉ vì kỹ năng mà nhiều khi vì chứng chỉ của bạn giúp họ đủ điều kiện năng lực hoặc đủ nhân sự chủ chốt cho một hồ sơ dự thầu. Điều đó bình thường, nhưng nên được thể hiện minh bạch trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục, để cả hai bên hiểu chứng chỉ của bạn được dùng vào đâu.
Một số điều khoản đáng đọc kỹ: công ty có yêu cầu giữ bản gốc chứng chỉ không (bạn có quyền từ chối và chỉ đưa bản sao có chứng thực); tên bạn sẽ được đưa vào hồ sơ năng lực những loại việc nào; khi nghỉ việc công ty cam kết cập nhật hồ sơ năng lực trong bao lâu; có điều khoản phạt hay bồi thường nếu bạn nghỉ trước khi dự án kết thúc không. Điều khoản bồi thường vì nghỉ việc phải phù hợp pháp luật lao động; nếu thấy bất thường, hãy hỏi người am hiểu trước khi ký.
Cũng nên thoả thuận rõ về chữ ký số: chữ ký số cá nhân của bạn do ai quản lý, dùng cho hệ thống nào, ai được biết mật khẩu. Nguyên tắc an toàn là chữ ký số cá nhân chỉ bạn giữ, công ty có chữ ký số của tổ chức riêng.
Cuối cùng, nếu bạn vẫn còn trách nhiệm giải trình ở dự án cũ, hãy nói trước với công ty mới để được sắp xếp thời gian. Minh bạch từ đầu tránh hiểu lầm về sau.
Khi có tranh chấp với công ty cũ
Tranh chấp hay gặp là công ty cũ không chịu ra quyết định thay người, hoặc tiếp tục dùng tên bạn trong hồ sơ, hoặc từ chối xác nhận kinh nghiệm. Với hai việc đầu, văn bản thông báo của bạn gửi công ty và chủ đầu tư là bằng chứng quan trọng. Với việc xác nhận kinh nghiệm, nếu công ty từ chối không có lý do, bạn có thể dùng giấy tờ gốc của công trình hoặc xin xác nhận của chủ đầu tư.
Một tình huống khó hơn: sau khi bạn nghỉ, công trình có sự cố và bạn được mời làm việc về phần mình đã ký. Hãy chuẩn bị danh mục hồ sơ đã ký, biên bản bàn giao, và đừng ký bất kỳ biên bản nào mà chưa đọc kỹ. Đây là lúc nên có người làm nghề luật đi cùng; bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để biết mình cần chuẩn bị gì trước buổi làm việc.
Về phía công ty mới, hãy nói rõ với họ những dự án cũ còn có thể gọi bạn giải trình, để không bị bất ngờ khi bạn cần nghỉ một buổi đi làm việc với cơ quan chức năng.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ việc thì công ty cũ có giữ chứng chỉ của mình được không?
Không. Chứng chỉ hành nghề cấp cho cá nhân, công ty không có quyền giữ. Nếu bản gốc đang để ở công ty, hãy đề nghị trả lại khi nghỉ.
Bản vẽ mình đã ký mà công ty sửa sau khi mình nghỉ thì ai chịu trách nhiệm?
Người ký bản sửa chịu trách nhiệm về phần sửa. Muốn ranh giới rõ, cần có quyết định thay chủ trì và biên bản bàn giao ghi ngày, tránh bản sửa vẫn mang tên bạn.
Có thể làm cho hai công ty cùng lúc không?
Pháp luật xây dựng có quy định về việc cá nhân tham gia hoạt động xây dựng cho nhiều tổ chức. Dù được hay không ở từng trường hợp, bạn không thể đứng hai vai đòi có mặt thường trực ở hai nơi cùng lúc.
Công ty cũ không xác nhận kinh nghiệm thì làm sao xin nâng hạng?
Dùng giấy tờ gốc như quyết định giao nhiệm vụ, biên bản nghiệm thu có tên bạn, hoặc xin xác nhận của chủ đầu tư công trình. Hỏi trước cơ quan cấp loại giấy tờ nào được chấp nhận.
Tên mình vẫn nằm trong hồ sơ năng lực của công ty cũ thì phải làm sao?
Gửi văn bản đề nghị công ty cập nhật, lưu bản gửi. Nếu công ty vẫn dùng tên bạn để dự thầu, bạn có thể thông báo cho chủ đầu tư liên quan để tránh bị coi là đồng ý.