Chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản cấp cho cá nhân, nên khi bạn nghỉ việc hay đổi công ty, chứng chỉ đi theo bạn. Nhưng hợp đồng dịch vụ đã ký với khách hàng, hồ sơ giao dịch, dữ liệu khách và trách nhiệm với những giao dịch đã làm thì gắn với doanh nghiệp cũ. Chuyển chỗ làm đúng cách là tách được hai thứ đó ra cho rõ.
Bài này đi qua những việc cần làm trước, trong và sau khi rời doanh nghiệp: bàn giao giao dịch dở dang, xử lý phí của giao dịch đang chờ, dữ liệu khách hàng, điều khoản không cạnh tranh, việc làm cho hai nơi cùng lúc, và những rắc rối hay quay lại sau vài tháng.
Cái gì là của bạn, cái gì là của doanh nghiệp
Người môi giới làm lâu thường coi khách hàng là "khách của mình". Về quan hệ con người thì đúng: khách tin bạn, gọi bạn. Nhưng về pháp lý, từ khi luật mới bắt người hành nghề làm trong doanh nghiệp, hợp đồng dịch vụ môi giới thường do doanh nghiệp ký với khách, phí đi vào doanh nghiệp, hồ sơ giao dịch là hồ sơ của doanh nghiệp.
Những thứ thuộc về bạn: chứng chỉ hành nghề, kiến thức, kinh nghiệm, các mối quan hệ cá nhân, và những gì hợp đồng với doanh nghiệp ghi là của bạn. Những thứ thường thuộc doanh nghiệp: hợp đồng dịch vụ, hồ sơ pháp lý của hàng, dữ liệu khách hàng thu thập trong hoạt động của doanh nghiệp, tài khoản đăng tin, tên miền, trang mạng xã hội lập dưới tên doanh nghiệp.
Vùng xám là dữ liệu khách mà bạn mang vào từ trước, hoặc tự thu thập bằng điện thoại cá nhân. Hợp đồng ký lúc vào làm thường quyết định vùng này. Nếu bạn chưa thoả thuận gì, lúc nghỉ việc là lúc dễ phát sinh tranh chấp nhất. Bài học cho lần sau: thoả thuận ngay từ ngày đầu.
Dữ liệu cá nhân của khách còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mang danh sách khách từ doanh nghiệp cũ sang doanh nghiệp mới để liên hệ chào hàng, khi khách chưa đồng ý, có thể vi phạm cả hợp đồng lẫn quy định về dữ liệu.
Bàn giao trước khi nghỉ
Một cuộc bàn giao tử tế bảo vệ bạn nhiều hơn bảo vệ doanh nghiệp. Trình tự gợi ý:
- Lập danh sách mọi giao dịch đang theo: tên hàng, khách, giai đoạn, giấy tờ đã nhận, tiền đã thu (nếu có), hẹn sắp tới.
- Đề nghị doanh nghiệp chỉ định người có chứng chỉ tiếp nhận từng giao dịch; giới thiệu người tiếp nhận với khách và chủ nhà.
- Bàn giao hồ sơ, bản gốc giấy tờ của khách (nếu đang giữ) có biên bản ký nhận.
- Thống nhất bằng văn bản cách xử lý phí của các giao dịch đã làm phần lớn nhưng chưa xong.
- Trả lại tài khoản, thiết bị, tài liệu của doanh nghiệp; xoá dữ liệu doanh nghiệp khỏi thiết bị cá nhân theo thoả thuận.
- Đề nghị doanh nghiệp xác nhận thời điểm bạn thôi hành nghề tại đó, và cập nhật danh sách người hành nghề với cơ quan quản lý nếu quy định yêu cầu.
Biên bản bàn giao là giấy tờ bạn cần giữ lâu nhất. Khi một khách hàng cũ khiếu nại sau nhiều tháng, nó chứng minh bạn đã chuyển giao trách nhiệm ở thời điểm nào.
Phí của giao dịch đang chờ: những kiểu thoả thuận hay gặp
Chia theo tiến độ. Doanh nghiệp và người nghỉ việc thống nhất tỷ lệ chia phí theo phần việc đã làm. Cách này công bằng nhưng cần mô tả rõ "phần việc đã làm" là gì để tránh tranh luận sau này.
Chỉ trả cho giao dịch đã ký trước ngày nghỉ. Giao dịch ký sau ngày nghỉ không tính, dù bạn đã dẫn khách nhiều lần. Kiểu này đơn giản nhưng có thể thiệt cho người nghỉ việc ở giai đoạn cuối.
Theo quy chế có sẵn. Nhiều doanh nghiệp có điều khoản trong quy chế hoặc hợp đồng. Đọc lại trước khi nộp đơn nghỉ, để biết mình đang ở đâu thay vì đàm phán từ con số không.
Không thoả thuận gì. Đây là kiểu dễ sinh tranh chấp nhất. Nếu khoản tiền đáng kể, ghi lại bằng chứng công việc đã làm: tin nhắn, lịch hẹn, biên bản xem nhà, và cân nhắc nhờ người làm nghề luật xem trước khi đòi.
Điều khoản không cạnh tranh và chuyện "mang khách đi"
Hợp đồng của một số doanh nghiệp có điều khoản cấm người nghỉ việc làm cho đối thủ trong một thời gian, hoặc cấm liên hệ khách hàng của doanh nghiệp. Hiệu lực của những điều khoản này phụ thuộc vào loại hợp đồng, nội dung cụ thể và pháp luật liên quan; không phải điều khoản nào ghi trong hợp đồng cũng được toà án công nhận toàn bộ.
Dù vậy, đừng coi nhẹ. Một điều khoản không cạnh tranh có thể không ngăn được bạn đi làm, nhưng điều khoản về bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng thường có cơ sở vững hơn. Mang theo danh sách khách, tài liệu dự án, bảng giá nội bộ là chỗ dễ bị khởi kiện nhất.
Khách hàng có quyền tự chọn làm việc với ai. Nếu một khách cũ chủ động tìm đến bạn ở doanh nghiệp mới, đó là lựa chọn của họ. Khác hẳn với việc bạn chủ động dùng dữ liệu của doanh nghiệp cũ để kéo khách về.
Khi có tranh chấp với doanh nghiệp cũ về điều khoản không cạnh tranh hoặc về phí, nhất là khi doanh nghiệp gửi văn bản yêu cầu bồi thường, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư quen trước khi trả lời bằng văn bản.
Làm cho hai nơi cùng lúc
Có người môi giới muốn vừa làm ở một sàn phân phối dự án vừa làm ở một doanh nghiệp môi giới thứ cấp. Chứng chỉ là của bạn, nhưng Luật Kinh doanh bất động sản 2023 viết rõ người hành nghề môi giới phải hành nghề trong một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch hoặc một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản. Câu chữ "một doanh nghiệp" là cách luật gắn mỗi người hành nghề với một nơi chịu trách nhiệm quản lý, nên đứng tên hành nghề song song ở hai doanh nghiệp là đi ngược tinh thần đó. Nếu trường hợp của bạn có gì đặc biệt, hỏi Sở Xây dựng bằng văn bản trước khi nhận, đừng suy từ việc người khác đang làm.
Ngoài luật, hợp đồng của từng doanh nghiệp thường có điều khoản độc quyền hoặc yêu cầu báo trước. Làm hai nơi mà không nói cho ai biết là cách nhanh nhất để mất cả hai chỗ. Rủi ro thực tế lớn nhất là xung đột: cùng một khách, cùng một căn, hai doanh nghiệp cùng đòi phí, khách thì không biết đang làm việc với ai.
Cách an toàn là chọn một doanh nghiệp để hành nghề môi giới. Nếu muốn giữ quan hệ với nơi thứ hai, chẳng hạn một sàn phân phối dự án, thì để doanh nghiệp của bạn ký hợp tác với sàn đó và bạn làm việc qua hợp đồng hợp tác ấy, chứ không tự đứng tên môi giới cho cả hai. Với mỗi giao dịch, cho khách biết bạn đang đại diện cho doanh nghiệp nào.
Ví dụ giả định: hai lần chuyển chỗ
Anh Đ. làm ở một doanh nghiệp môi giới tại Cần Thơ được bốn năm, quyết định sang một sàn lớn hơn. Anh báo trước theo hợp đồng, lập danh sách mười hai giao dịch đang theo, đề nghị quản lý chỉ định người tiếp nhận, cùng người đó gọi cho từng khách để giới thiệu. Hai giao dịch gần xong, anh thoả thuận bằng văn bản được hưởng một phần phí nếu ký trong hai tháng. Sáu tháng sau, một khách cũ khiếu nại về tiến độ bàn giao nhà; doanh nghiệp cũ tự xử lý, vì biên bản cho thấy giao dịch đó đã chuyển cho người khác từ trước.
Chị V., cùng thời điểm, nghỉ việc ở một sàn khác bằng một tin nhắn, mang theo điện thoại có toàn bộ nhóm chat khách hàng, tiếp tục nhắn cho khách cũ từ doanh nghiệp mới. Doanh nghiệp cũ gửi văn bản yêu cầu chấm dứt việc dùng dữ liệu và đòi bồi thường, đồng thời không trả phí của ba giao dịch chị đã làm gần xong. Chị có lý ở một vài điểm, nhưng không có giấy tờ nào chứng minh, và mất nhiều tháng để giải quyết.
Khác biệt giữa hai trường hợp không nằm ở tài năng hay quan hệ, mà ở giấy tờ. Người môi giới quen làm việc bằng lời hứa với khách thường đem thói quen đó vào quan hệ với doanh nghiệp, và đó là chỗ dễ thiệt nhất khi chia tay.
Tạm nghỉ nghề hoặc nghỉ hẳn: chứng chỉ để đó có sao không
Có người rời doanh nghiệp không để sang chỗ mới mà để nghỉ một thời gian: sinh con, chăm gia đình, thử một nghề khác. Chứng chỉ không mất hiệu lực vì bạn tạm ngừng hành nghề; nó vẫn còn giá trị tới hết thời hạn ghi trên chứng chỉ.
Điều cần để ý là thời hạn. Nếu bạn nghỉ vài năm, chứng chỉ có thể hết hạn trong lúc nghỉ, và khi quay lại bạn phải làm thủ tục theo quy định lúc đó. Ghi ngày hết hạn vào lịch, và trước khi quay lại nghề, kiểm xem có yêu cầu cập nhật kiến thức hay sát hạch lại không.
Một rủi ro ít người nghĩ tới: chứng chỉ để không, bản sao còn nằm ở doanh nghiệp cũ, có thể bị dùng để đứng tên ở đâu đó mà bạn không hay. Khi nghỉ, hãy đề nghị doanh nghiệp cũ xác nhận việc bạn đã thôi hành nghề, và thỉnh thoảng tra cứu thông tin chứng chỉ của mình trên hệ thống nếu có công khai.
Sau khi đã sang chỗ mới
Vài việc nên làm trong những tuần đầu ở doanh nghiệp mới:
- Ký hợp đồng ghi rõ bạn hành nghề môi giới cho doanh nghiệp với số chứng chỉ của mình.
- Cập nhật danh thiếp, tin đăng, trang cá nhân: tên doanh nghiệp mới, không để thông tin cũ gây nhầm lẫn cho khách.
- Không dùng tài khoản đăng tin, trang mạng xã hội của doanh nghiệp cũ.
- Lưu biên bản bàn giao và các văn bản với doanh nghiệp cũ ở nơi tìm lại được.
- Kiểm thời hạn chứng chỉ, nhất là khi doanh nghiệp mới hỏi để làm hồ sơ năng lực.
- Đọc quy chế của doanh nghiệp mới; mỗi nơi một cách xử lý tiền cọc, đăng tin, lưu hồ sơ.
Một khởi đầu sạch ở chỗ mới cũng là cách đóng lại chỗ cũ cho gọn. Phần lớn rắc rối sau khi nghỉ việc không đến từ việc bạn đi, mà từ những gì bạn để lại không rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ việc thì chứng chỉ môi giới có bị mất hiệu lực không?
Không. Chứng chỉ cấp cho cá nhân, còn hiệu lực theo thời hạn ghi trên chứng chỉ. Nhưng để tiếp tục hành nghề, bạn phải làm trong một doanh nghiệp môi giới hoặc sàn giao dịch khác, hoặc tự lập doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũ giữ bản gốc chứng chỉ không trả thì làm sao?
Chứng chỉ là của bạn. Hãy yêu cầu trả lại bằng văn bản và giữ bằng chứng. Nếu không được trả, trình bày đúng hoàn cảnh với cơ quan cấp chứng chỉ để được hướng dẫn, không khai là mất để xin cấp lại.
Khách cũ tự tìm đến chỗ mới thì có được nhận không?
Khách có quyền chọn người làm việc với mình. Nếu khách chủ động tìm đến và bạn không dùng dữ liệu, tài liệu của doanh nghiệp cũ để lôi kéo, việc nhận khách thường không có vấn đề. Đọc lại hợp đồng cũ xem có điều khoản riêng nào không.
Giao dịch đang làm dở có được mang theo sang công ty mới không?
Nếu hợp đồng dịch vụ do doanh nghiệp cũ ký với khách, giao dịch đó thuộc về doanh nghiệp cũ. Muốn chuyển, cần sự đồng ý của khách và doanh nghiệp cũ. Tự ý chuyển dễ dẫn tới tranh chấp về phí và trách nhiệm.
Có cần báo cơ quan nhà nước khi đổi công ty không?
Doanh nghiệp có nghĩa vụ quản lý và báo cáo thông tin người hành nghề theo quy định. Bạn nên đề nghị doanh nghiệp cũ xác nhận thời điểm bạn thôi hành nghề và doanh nghiệp mới cập nhật thông tin, theo văn bản hướng dẫn hiện hành.
Sau khi nghỉ, khách cũ khiếu nại về giao dịch mình từng làm thì ai chịu?
Doanh nghiệp đã ký hợp đồng dịch vụ chịu trách nhiệm với khách, nhưng có thể yêu cầu bạn giải trình hoặc hoàn trả nếu lỗi do bạn. Biên bản bàn giao và hồ sơ giao dịch đầy đủ là thứ giúp xác định trách nhiệm cho đúng.