Chứng chỉ hành nghề cấp cho cá nhân, chứng nhận người đó đủ điều kiện ký với vai chủ trì, chủ nhiệm, giám sát trưởng ở một lĩnh vực và hạng nhất định. Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng cấp cho tổ chức, chứng nhận công ty đủ điều kiện nhận một loại việc (khảo sát, thiết kế, giám sát, thi công, quản lý dự án…) ở một hạng. Để có chứng chỉ năng lực, công ty phải có đủ người giữ chứng chỉ hành nghề phù hợp. Hai loại giấy móc vào nhau: người nghỉ thì năng lực công ty có thể hụt.
Bài viết cho chủ công ty tư vấn, nhà thầu nhỏ và người làm hồ sơ năng lực, cùng kỹ sư muốn hiểu vì sao công ty quan tâm đến chứng chỉ của mình đến vậy. Điều kiện cụ thể về số người, hạng, kinh nghiệm của tổ chức, và trường hợp nào được miễn chứng chỉ năng lực, bạn đối chiếu với Luật Xây dựng và nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực.
Hai tầng điều kiện: người và tổ chức
Pháp luật xây dựng quản lý năng lực ở hai tầng. Tầng cá nhân trả lời câu hỏi: người ký có đủ chuyên môn không. Tầng tổ chức trả lời câu hỏi: công ty có đủ người, đủ kinh nghiệm, đủ thiết bị và hệ thống quản lý để nhận một loại việc ở một quy mô nhất định không. Một công ty có thể có vài kỹ sư rất giỏi nhưng chưa có chứng chỉ năng lực, nên chưa được nhận một số loại việc với tư cách tổ chức; ngược lại công ty có chứng chỉ năng lực hạng cao nhưng khi thực hiện lại bố trí người không có chứng chỉ phù hợp thì vẫn sai.
Chứng chỉ năng lực tổ chức cũng chia hạng, và hạng của tổ chức thường gắn với hạng của những người chủ chốt. Ví dụ theo cách quy định phổ biến, muốn có năng lực thiết kế hạng II thì công ty cần một số người có chứng chỉ thiết kế từ hạng II trở lên ở các bộ môn chính, cộng với kinh nghiệm của chính tổ chức ở công trình cấp tương ứng. Số người cụ thể và bộ môn nào bắt buộc nằm trong văn bản hiện hành.
Một số loại việc hoặc quy mô công trình không đòi chứng chỉ năng lực tổ chức, chỉ đòi công khai thông tin năng lực hoặc đáp ứng điều kiện chung. Phạm vi miễn này đã được điều chỉnh qua các lần sửa văn bản; kiểm kỹ trước khi kết luận công ty mình có cần hay không.
So sánh nhanh hai loại chứng chỉ
Bảng dưới giúp phân biệt nhanh khi đọc hồ sơ mời thầu hay hồ sơ năng lực.
| Tiêu chí | Chứng chỉ hành nghề cá nhân | Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng |
|---|---|---|
| Cấp cho | Cá nhân | Tổ chức (doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp…) |
| Chứng nhận | Người đó đủ điều kiện ký ở lĩnh vực và hạng ghi trên chứng chỉ | Tổ chức đủ điều kiện nhận loại việc và hạng ghi trên chứng chỉ |
| Điều kiện chính | Bằng chuyên môn, kinh nghiệm, sát hạch | Nhân sự chủ chốt có chứng chỉ, kinh nghiệm tổ chức, thiết bị, hệ thống quản lý |
| Khi người nghỉ việc | Chứng chỉ đi theo người | Có thể không còn đủ điều kiện nếu thiếu người thay |
| Ai thường kiểm | Chủ đầu tư, cơ quan thẩm định, đoàn kiểm tra | Chủ đầu tư khi chọn nhà thầu, cơ quan quản lý |
Thông tin của cả hai loại được công khai trên hệ thống thông tin năng lực hoạt động xây dựng. Khi chọn nhà thầu, chủ đầu tư nên tra cả hai: tổ chức có đúng loại việc và hạng không, những người được đề xuất có đúng chứng chỉ không.
Công ty cần bao nhiêu người có chứng chỉ
Không có con số chung cho mọi công ty. Số người cần phụ thuộc loại việc công ty muốn nhận và hạng muốn có. Một công ty tư vấn thiết kế dân dụng hạng III có thể chỉ cần vài người giữ chứng chỉ ở các bộ môn chính; một công ty muốn có cùng lúc năng lực thiết kế, giám sát và quản lý dự án hạng II thì cần đội ngũ dày hơn nhiều, và mỗi người chỉ nên được tính đúng vai mình thật sự làm.
Có một câu hỏi hay gặp: một người có thể được dùng để chứng minh năng lực cho mấy loại việc của cùng công ty, hay cho mấy công ty. Văn bản về năng lực thường có quy định về việc này để tránh một người "rải tên" khắp nơi. Hãy đọc kỹ điều kiện về nhân sự chủ chốt, yêu cầu về hợp đồng lao động, và việc một cá nhân chỉ được kê khai ở một tổ chức trong cùng thời điểm hay không.
Cách lập kế hoạch hợp lý: liệt kê loại việc và hạng muốn có trong ba năm tới, đối chiếu với nhân sự hiện có theo từng bộ môn, đánh dấu chỗ thiếu, rồi quyết định tuyển mới hay đầu tư cho người hiện có tích lũy kinh nghiệm để lên hạng.
Khi người giữ chứng chỉ chủ chốt nghỉ việc
Kiểm ngay điều kiện còn lại. Đếm lại số người có chứng chỉ phù hợp ở từng bộ môn sau khi một người nghỉ. Nếu vẫn đủ điều kiện của hạng hiện có thì chỉ cần cập nhật danh sách.
Thay người ở dự án đang chạy. Mỗi dự án người đó đang đứng tên cần quyết định thay người có chứng chỉ phù hợp, báo chủ đầu tư. Đây là việc gấp hơn cả chuyện năng lực tổ chức.
Không giữ tên người đã nghỉ. Tiếp tục kê khai người đã nghỉ trong hồ sơ năng lực, hồ sơ dự thầu là kê khai không trung thực, có thể làm mất uy tín và bị xử lý.
Lập kế hoạch dự phòng. Công ty phụ thuộc vào một người duy nhất ở một bộ môn là công ty mong manh. Khuyến khích ít nhất hai người cùng có chứng chỉ ở mỗi bộ môn chính.
Cập nhật thông tin công khai. Thông tin năng lực công khai cần phản ánh đúng nhân sự hiện có. Để thông tin cũ quá lâu dễ gây hiểu nhầm cho chủ đầu tư và cơ quan kiểm tra.
Ví dụ giả định: văn phòng thiết kế sáu người muốn lên hạng II
Một văn phòng thiết kế ở Huế (ví dụ giả định) có sáu người: hai kiến trúc sư có chứng chỉ hành nghề kiến trúc, một kỹ sư kết cấu có chứng chỉ thiết kế kết cấu hạng II, một kỹ sư điện có chứng chỉ thiết kế cơ điện hạng III, một kỹ sư cấp thoát nước chưa có chứng chỉ, và một kỹ thuật viên. Văn phòng đang có năng lực thiết kế hạng III và muốn lên hạng II để nhận các công trình trường học, văn phòng lớn hơn.
Khi đối chiếu với điều kiện hạng II của văn bản hiện hành, văn phòng phát hiện ba điểm hụt. Thứ nhất, bộ môn cơ điện và cấp thoát nước chưa có người đủ hạng II, mà điều kiện tổ chức có thể đòi các bộ môn chính đều có người đủ hạng. Thứ hai, chỉ có đúng một kỹ sư kết cấu, người này nghỉ thì cả năng lực sụp. Thứ ba, kinh nghiệm của chính tổ chức ở công trình cấp II còn mỏng vì trước giờ chỉ nhận nhà phố và nhà xưởng nhỏ.
Kế hoạch hợp lý của văn phòng: hỗ trợ kỹ sư điện tích lũy để nâng hạng, khuyến khích kỹ sư cấp thoát nước xin chứng chỉ hạng III ngay, tuyển thêm một kỹ sư kết cấu, và trong thời gian chờ thì liên danh với đơn vị có năng lực hạng II ở vài công trình để có kinh nghiệm tổ chức. Con đường này mất vài năm nhưng mỗi bước đều hợp lệ.
Ví dụ cũng cho thấy một điều: năng lực tổ chức không đến từ việc gom thêm tên, mà từ việc từng người trong đội thật sự đủ điều kiện ở bộ môn mình.
Chuẩn bị hồ sơ năng lực tổ chức: phần liên quan đến nhân sự
Danh sách dưới tập trung vào phần nhân sự, phần hay vướng nhất. Phần kinh nghiệm tổ chức, thiết bị và hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu riêng của văn bản hiện hành.
- Xác định loại việc và hạng định đề nghị; chép điều kiện về nhân sự chủ chốt cho từng loại.
- Lập bảng nhân sự: họ tên, số định danh, lĩnh vực, chuyên ngành, hạng chứng chỉ, thời hạn, loại hợp đồng với công ty.
- Tra từng người trên hệ thống thông tin năng lực để chắc thông tin khớp, chứng chỉ còn hạn.
- Kiểm từng người có đang được kê khai ở tổ chức khác không, tránh trùng.
- Kèm hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ làm việc theo yêu cầu.
- Nộp hồ sơ năng lực tới cơ quan có thẩm quyền theo hạng đề nghị, theo dõi yêu cầu bổ sung.
Rủi ro của việc "mượn" chứng chỉ để làm năng lực
Ở thị trường xây dựng, việc công ty thuê người chỉ để có tên trong hồ sơ năng lực, còn người đó không làm việc thật, đã từng khá phổ biến. Đây là hành vi trái quy định, và rủi ro rơi vào cả hai phía. Người cho mượn có thể bị thu hồi chứng chỉ, bị xử lý; công ty có thể bị thu hồi chứng chỉ năng lực, bị loại khỏi các cuộc thầu, và gặp rắc rối lớn khi công trình có sự cố mà người đứng tên không hề biết gì về hồ sơ.
Cơ quan quản lý ngày càng có công cụ đối chiếu: dữ liệu bảo hiểm xã hội, dữ liệu một người kê khai ở nhiều tổ chức, dữ liệu chữ ký trên hồ sơ thẩm định. Những trường hợp trước đây khó phát hiện nay dễ lộ hơn nhiều.
Cách bền vững là tuyển người thật, làm việc thật, và đầu tư cho người hiện có lên hạng. Nếu công ty chưa đủ năng lực cho một loại việc, hãy liên danh với đơn vị có năng lực hoặc làm thầu phụ đúng phần việc của mình, thay vì đi đường tắt. Doanh nghiệp muốn xem điều kiện năng lực gắn với từng loại giấy phép có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có chứng chỉ năng lực rồi thì kỹ sư có cần chứng chỉ hành nghề không?
Cần. Chứng chỉ năng lực cho phép công ty nhận việc, còn người ký với vai chủ trì, chủ nhiệm, giám sát trưởng vẫn phải có chứng chỉ hành nghề cá nhân phù hợp.
Nhà thầu thi công có cần chứng chỉ năng lực không?
Nhiều trường hợp nhà thầu thi công cần chứng chỉ năng lực thi công theo hạng. Một số công trình quy mô nhỏ có thể được miễn theo quy định hiện hành, bạn kiểm theo loại và cấp công trình.
Một kỹ sư có thể đứng tên năng lực cho hai công ty không?
Văn bản về năng lực thường có quy định hạn chế việc một cá nhân được kê khai ở nhiều tổ chức cùng lúc. Đọc kỹ điều kiện hiện hành và tránh để tên mình xuất hiện ở nơi mình không làm việc thật.
Hạng chứng chỉ năng lực công ty có thể cao hơn hạng chứng chỉ của nhân viên không?
Hạng năng lực tổ chức được xét dựa trên hạng của nhân sự chủ chốt và kinh nghiệm của tổ chức. Thông thường tổ chức không thể có hạng cao hơn những gì đội ngũ của mình đáp ứng.
Tra chứng chỉ năng lực của nhà thầu ở đâu?
Thông tin năng lực của tổ chức được công khai trên hệ thống thông tin năng lực hoạt động xây dựng do Bộ Xây dựng quản lý. Tra theo tên hoặc mã số thuế doanh nghiệp.
Chứng chỉ năng lực có thời hạn không?
Có. Thời hạn hiệu lực ghi trên chứng chỉ. Trước khi hết hạn, tổ chức làm thủ tục theo quy định để tiếp tục nhận việc thuộc diện phải có chứng chỉ năng lực.