Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản phải có người quản lý, điều hành sàn có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản, cùng các điều kiện khác về quy chế hoạt động, cơ sở vật chất và người hành nghề. Người ngồi ghế quản lý sàn vì vậy không chỉ là một chức danh trong sơ đồ tổ chức; đó là một tư cách hành nghề, với trách nhiệm theo dõi mọi giao dịch đi qua sàn.
Bài này dành cho người môi giới đang được đề bạt lên quản lý sàn, cho chủ doanh nghiệp đang tìm người đủ tư cách, và cho người được mời "đứng tên quản lý sàn" ở một doanh nghiệp mà mình không thật sự điều hành. Bài nói về điều kiện, phạm vi trách nhiệm, và những tình huống dễ đẩy người quản lý vào rủi ro.
Sàn giao dịch khác doanh nghiệp môi giới ở chỗ nào
Doanh nghiệp môi giới làm trung gian giữa các bên: tìm khách, giới thiệu, hỗ trợ đàm phán và ký kết. Sàn giao dịch bất động sản là nơi tổ chức giao dịch theo một quy chế công khai, thường được chủ đầu tư dùng để phân phối sản phẩm dự án, với nghĩa vụ kiểm tra thông tin bất động sản đưa lên sàn, công khai thông tin và lưu trữ hồ sơ giao dịch theo quy định.
Vì vai trò đó, điều kiện của sàn chặt hơn: phải có quy chế hoạt động, có cơ sở vật chất phù hợp, có số người hành nghề có chứng chỉ theo yêu cầu, và người quản lý, điều hành sàn phải có chứng chỉ hành nghề môi giới. Số người tối thiểu và các tiêu chí chi tiết nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành; con số đó có thể được điều chỉnh, nên doanh nghiệp cần đối chiếu bản mới nhất.
Trong một doanh nghiệp, có thể vừa có hoạt động môi giới vừa có hoạt động sàn, nếu đăng ký và đáp ứng điều kiện của cả hai. Người quản lý sàn chịu trách nhiệm phần sàn; các bộ phận môi giới khác có người phụ trách riêng.
Khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh dịch vụ sàn, hồ sơ năng lực và giấy tờ liên quan thường cần thông tin của người quản lý, điều hành sàn. Nếu muốn xem hồ sơ từng loại giấy phép của doanh nghiệp sàn giao dịch, bạn có thể tham khảo trên GiayPhep.com; bài này đi theo góc tư cách cá nhân.
Ai được làm người quản lý, điều hành sàn
Ở mức nguyên lý, người quản lý, điều hành sàn cần đáp ứng các điều kiện sau. Chi tiết hơn — chẳng hạn yêu cầu kinh nghiệm — đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
- Có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản còn hiệu lực.
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, ví dụ người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người đang chấp hành án, người bị toà án cấm đảm nhiệm chức vụ.
- Không thuộc nhóm bị pháp luật chuyên ngành cấm, ví dụ cán bộ, công chức, viên chức trong những trường hợp luật về cán bộ, công chức, viên chức hoặc phòng, chống tham nhũng không cho phép.
- Làm việc thật sự tại sàn, theo hợp đồng với doanh nghiệp, đủ thời gian để thực hiện nhiệm vụ quản lý.
- Hiểu và chịu trách nhiệm thực hiện quy chế hoạt động của sàn.
Điều kiện cuối nghe hiển nhiên nhưng lại là chỗ hay bị lờ đi nhất. Người có tên trên giấy là người quản lý sàn, nhưng không có mặt, không biết giao dịch nào đang diễn ra, là đang tự đặt mình vào vị trí chịu trách nhiệm cho những việc mình không kiểm soát.
Trách nhiệm cụ thể của người quản lý sàn
Kiểm tra thông tin bất động sản đưa lên sàn. Sàn có nghĩa vụ kiểm tra các điều kiện của bất động sản trước khi đưa vào giao dịch, như giấy tờ pháp lý, tình trạng thế chấp, điều kiện đưa dự án vào kinh doanh. Người quản lý tổ chức việc kiểm tra này và không cho đăng hàng chưa đủ điều kiện.
Công khai thông tin. Thông tin về bất động sản, về chủ đầu tư hoặc người bán, về quy chế giao dịch phải được công khai theo quy định. Người quản lý bảo đảm thông tin công khai trung thực, không thổi phồng, không giấu điểm bất lợi.
Quản lý người hành nghề. Bảo đảm người tư vấn, môi giới trên sàn có chứng chỉ khi thực hiện công việc cần chứng chỉ, có hợp đồng rõ ràng, làm theo quy chế. Cộng tác viên không có chứng chỉ không được giao việc môi giới.
Quản lý dòng tiền theo quy chế. Tiền đặt cọc, tiền thanh toán đi theo quy định của pháp luật và quy chế của sàn, không qua tài khoản cá nhân của người môi giới. Thu tiền khi dự án chưa đủ điều kiện là vi phạm thường gặp và gây hậu quả lớn.
Lưu trữ và báo cáo. Hồ sơ giao dịch được lưu theo thời hạn quy định, báo cáo cơ quan quản lý khi được yêu cầu hoặc theo định kỳ. Khi có tranh chấp, hồ sơ lưu đầy đủ là thứ bảo vệ cả sàn lẫn người quản lý.
Lời mời "đứng tên quản lý sàn": vì sao nên từ chối
Khi luật yêu cầu người quản lý sàn có chứng chỉ, một số doanh nghiệp muốn mở sàn nhanh mà chưa có người đủ tư cách đã đi tìm người có chứng chỉ để "đứng tên", hứa trả một khoản hằng tháng, không phải làm gì. Lời mời này nghe nhẹ nhàng nhưng thực chất là cho mượn chứng chỉ.
Rủi ro thứ nhất là trách nhiệm. Khi sàn bị kiểm tra hoặc có tranh chấp, người có tên trong hồ sơ là người quản lý điều hành sàn, và sẽ được hỏi về các giao dịch mà mình không hề biết. Rủi ro thứ hai là chứng chỉ: cho mượn chứng chỉ là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm và có thể dẫn tới thu hồi chứng chỉ. Rủi ro thứ ba là dân sự: khách hàng bị thiệt hại có thể yêu cầu bồi thường từ doanh nghiệp, và doanh nghiệp có thể quay sang những người có liên quan.
Ví dụ giả định: anh P. nhận lời đứng tên quản lý sàn cho một doanh nghiệp quen, mỗi tháng nhận một khoản cố định. Một năm sau, sàn thu tiền giữ chỗ của hàng chục khách cho một dự án chưa đủ điều kiện bán. Khi dự án dừng, khách khiếu nại, đoàn kiểm tra làm việc, và anh P. là người đầu tiên được mời lên giải trình. Khoản tiền nhận hằng tháng không đáng gì so với những gì anh phải đối mặt.
Nếu bạn đang ở trong tình huống tương tự và muốn rút tên, hãy làm bằng văn bản, gửi doanh nghiệp, giữ bằng chứng đã gửi, và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư quen về trách nhiệm của mình với các giao dịch đã diễn ra trong thời gian có tên.
Khi chủ đầu tư muốn đưa hàng lên sàn sớm
Áp lực lớn nhất với người quản lý sàn phân phối dự án thường đến từ phía chủ đầu tư hoặc từ chính ban lãnh đạo doanh nghiệp: dự án sắp đủ điều kiện, thị trường đang tốt, đối thủ đã nhận đặt chỗ, sao sàn mình còn chờ. Lúc đó người quản lý sàn là người phải nói "chưa".
Luật Kinh doanh bất động sản 2023 đặt điều kiện cho việc đưa nhà ở, công trình hình thành trong tương lai vào kinh doanh và cho việc thu tiền của khách hàng. Các khoản gọi bằng tên khác nhau như "phí giữ chỗ", "tiền thiện chí", "đặt cọc ưu tiên" không làm thay đổi bản chất nếu thực tế là thu tiền khi dự án chưa đủ điều kiện. Người quản lý sàn cần nắm chắc các điều kiện này và đòi xem giấy tờ chứng minh trước khi mở bán.
Cách làm thực tế là lập một danh mục kiểm tra cố định cho mọi dự án trước khi lên sàn, có chữ ký xác nhận của bộ phận pháp lý, và lưu lại. Khi bị ép, bạn có văn bản để chỉ ra điều kiện nào còn thiếu, thay vì chỉ có ý kiến cá nhân. Nếu lãnh đạo vẫn quyết làm, hãy đề nghị quyết định đó bằng văn bản và cân nhắc nghiêm túc vị trí của mình.
Người quản lý sàn không phải người phản đối kinh doanh. Vai trò của họ là bảo đảm khi khách hàng xuống tiền, giao dịch đó đứng vững được. Một sàn giữ được kỷ luật này lâu dài thường được chủ đầu tư nghiêm túc tin hơn, vì họ biết hàng qua sàn đó đã được kiểm kỹ.
Khi được đề bạt thật: những điều cần làm trước khi nhận
Người được đề bạt lên quản lý sàn trong chính doanh nghiệp mình đang làm cũng nên chuẩn bị kỹ, vì trách nhiệm thay đổi hẳn so với khi là người môi giới.
| Việc cần làm | Vì sao |
|---|---|
| Đọc kỹ quy chế hoạt động của sàn | Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện quy chế; nếu quy chế có chỗ trái luật, cần sửa trước |
| Kiểm danh sách người hành nghề trên sàn | Ai có chứng chỉ, chứng chỉ còn hạn không, ai đang làm việc cần chứng chỉ mà chưa có |
| Xem danh mục hàng đang giao dịch | Hàng nào đã kiểm pháp lý, hàng nào còn thiếu giấy, dự án nào chưa đủ điều kiện |
| Xem quy trình thu tiền | Tiền có đi qua tài khoản cá nhân của ai không, thu ở giai đoạn nào |
| Thống nhất thẩm quyền bằng văn bản | Bạn có quyền dừng một giao dịch không đủ điều kiện không, hay chỉ có tên mà không có quyền |
| Đọc điều khoản trách nhiệm trong hợp đồng | Giới hạn trách nhiệm cá nhân, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp nếu doanh nghiệp có mua |
Nếu doanh nghiệp không chấp nhận trao cho bạn quyền dừng một giao dịch có vấn đề, đó là tín hiệu bạn sẽ chịu trách nhiệm mà không có công cụ để làm tròn trách nhiệm. Cân nhắc kỹ trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Người quản lý sàn có cần chứng chỉ riêng, khác chứng chỉ môi giới không?
Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, người quản lý, điều hành sàn cần có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản. Loại chứng chỉ quản lý, điều hành sàn riêng từng có thời luật đầu tiên không còn là yêu cầu hiện nay.
Giám đốc doanh nghiệp có thể kiêm luôn quản lý sàn không?
Có thể, nếu giám đốc có chứng chỉ hành nghề môi giới còn hiệu lực và thật sự thực hiện việc quản lý, điều hành sàn. Nếu giám đốc không có chứng chỉ, doanh nghiệp cần một người khác đủ điều kiện.
Một người có thể quản lý hai sàn của hai doanh nghiệp không?
Về thực tế, quản lý sàn đòi hỏi có mặt và theo dõi giao dịch thường xuyên, khó làm tròn ở hai nơi. Về pháp lý, bạn nên đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành và hỏi Sở Xây dựng trước khi nhận, vì việc đứng tên ở hai nơi dễ bị coi là không thực hiện đúng nhiệm vụ.
Nghỉ việc ở sàn thì làm gì để không còn trách nhiệm?
Chấm dứt hợp đồng bằng văn bản, bàn giao hồ sơ, đề nghị doanh nghiệp cập nhật thông tin người quản lý sàn với cơ quan quản lý theo quy định. Trách nhiệm với các giao dịch diễn ra trong thời gian bạn quản lý vẫn có thể được xem xét sau khi bạn nghỉ.
Sàn đăng bán hàng chưa đủ điều kiện, người quản lý chịu trách nhiệm gì?
Tuỳ mức độ vi phạm và vai trò thực tế, người quản lý có thể chịu xử lý hành chính, bị thu hồi chứng chỉ, chịu trách nhiệm bồi thường liên đới, hoặc nặng hơn nếu có dấu hiệu tội phạm. Mức xử lý cụ thể theo văn bản hiện hành.
Người quản lý sàn có được trực tiếp môi giới giao dịch trên sàn không?
Người quản lý có chứng chỉ môi giới, nên về tư cách là được, nhưng cần tránh xung đột lợi ích và làm theo quy chế của sàn. Không được đồng thời là bên mua hoặc bên bán trong giao dịch mình môi giới.