Đại lý bảo hiểm cá nhân có quyền chuyển sang làm cho doanh nghiệp bảo hiểm khác, nhưng phải chấm dứt hoặc xử lý hợp đồng đại lý cũ theo đúng điều khoản, không đồng thời làm cho hai nơi trong phạm vi luật hạn chế khi chưa được chấp thuận, và tuyệt đối không xúi giục khách đang có hợp đồng huỷ để mua hợp đồng mới ở nơi mình chuyển đến. Hoa hồng của các hợp đồng cũ còn hiệu lực được xử lý theo hợp đồng đại lý đã ký.
Chuyển công ty là chuyện bình thường trong nghề, có thể vì sản phẩm, vì chế độ hỗ trợ, vì người quản lý. Nhưng đây cũng là thời điểm xảy ra nhiều tranh chấp nhất: giữa đại lý và doanh nghiệp cũ về hoa hồng, giữa hai doanh nghiệp về chuyện lôi kéo, và giữa khách với cả hai bên khi họ bị thuyết phục huỷ một hợp đồng đang có lợi. Bài đi theo trình tự một đại lý nên làm.
Luật cho phép gì và giới hạn ở đâu
Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 không buộc đại lý gắn bó với một doanh nghiệp suốt đời. Hợp đồng đại lý là hợp đồng dân sự giữa hai bên, chấm dứt được theo thoả thuận hoặc theo các trường hợp luật quy định. Sau khi chấm dứt, bạn tự do ký hợp đồng đại lý với doanh nghiệp khác, miễn vẫn đủ điều kiện và có chứng chỉ phù hợp.
Giới hạn đầu tiên là chuyện làm cho nhiều nơi cùng lúc. Luật hạn chế việc một cá nhân đồng thời làm đại lý cho doanh nghiệp bảo hiểm khác trong trường hợp nhất định nếu không có chấp thuận bằng văn bản của doanh nghiệp đang làm đại lý. Cách hiểu thực tế: nếu bạn chưa chấm dứt xong với nơi cũ mà đã ký với nơi mới cho cùng loại hình, bạn có thể rơi vào vi phạm. Phạm vi chính xác bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Giới hạn thứ hai, và quan trọng hơn, là hành vi với khách. Luật cấm các hành vi tranh giành khách hàng không lành mạnh, trong đó có việc tác động để khách huỷ bỏ hợp đồng bảo hiểm đang có hiệu lực nhằm giao kết hợp đồng mới. Lý do là khách gần như luôn chịu thiệt khi huỷ: mất giá trị tích luỹ, phải đóng lại các khoản phí ban đầu, có thể bị loại trừ bệnh có sẵn ở hợp đồng mới.
Giới hạn thứ ba nằm trong chính hợp đồng đại lý bạn đã ký: thời gian báo trước, nghĩa vụ bàn giao, điều khoản bảo mật thông tin khách hàng, và đôi khi là cam kết không lôi kéo trong một khoảng thời gian.
Trình tự chuyển cho đúng
Không có biểu mẫu chung của Nhà nước cho việc này, vì đây là quan hệ hợp đồng giữa bạn và doanh nghiệp bảo hiểm. Trình tự dưới đây giúp bạn không bỏ sót việc nào:
- Đọc lại hợp đồng đại lý: điều khoản chấm dứt, thời gian báo trước, hoa hồng sau chấm dứt, nghĩa vụ hoàn trả các khoản tạm ứng hoặc hỗ trợ.
- Gửi văn bản đề nghị chấm dứt hợp đồng đại lý theo đúng kênh doanh nghiệp quy định; giữ bản có xác nhận đã nhận.
- Nộp đủ tiền phí bảo hiểm đã thu của khách nếu còn giữ, bàn giao biên lai, hồ sơ yêu cầu bảo hiểm đang xử lý.
- Đối chiếu công nợ: hoa hồng còn được nhận, khoản phải hoàn trả, thuế đã khấu trừ; đề nghị doanh nghiệp xác nhận bằng văn bản.
- Nhận văn bản xác nhận đã chấm dứt hợp đồng đại lý; đây là giấy doanh nghiệp mới có thể hỏi.
- Kiểm tra chứng chỉ đại lý còn hiệu lực và phù hợp với sản phẩm của doanh nghiệp mới; học bổ sung nếu khác nhóm nghiệp vụ.
- Ký hợp đồng đại lý mới và nhận mã đại lý sau khi việc chấm dứt với nơi cũ đã xong.
Nếu doanh nghiệp cũ chậm xác nhận, bạn giữ bằng chứng đã gửi đề nghị và đã bàn giao. Đừng ký với nơi mới cho cùng loại hình chỉ vì nơi cũ chậm trả lời mà chưa hỏi rõ rủi ro.
Hoa hồng và các khoản tiền sau khi chuyển
Tiền là chỗ hay tranh chấp nhất. Cách xử lý phụ thuộc vào hợp đồng đại lý cụ thể, nhưng các nhóm khoản tiền thường gặp như sau.
| Khoản tiền | Thường được xử lý thế nào | Điều nên làm |
|---|---|---|
| Hoa hồng năm đầu của hợp đồng đã phát hành | Đã trả theo kỳ; có thể bị thu hồi nếu khách huỷ trong thời gian cân nhắc | Đối chiếu danh sách hợp đồng còn trong thời gian cân nhắc khi chấm dứt |
| Hoa hồng tái tục các năm sau | Tuỳ hợp đồng: có nơi tiếp tục trả, có nơi dừng khi chấm dứt | Đọc kỹ điều khoản; đây là phần giá trị lớn với đại lý lâu năm |
| Thưởng, hỗ trợ đại lý mới đã nhận | Có thể phải hoàn trả một phần nếu chấm dứt trước thời hạn cam kết | Tính trước số phải hoàn trước khi quyết định thời điểm chuyển |
| Phí bảo hiểm đã thu của khách mà chưa nộp | Phải nộp ngay cho doanh nghiệp | Không giữ lại để bù trừ với hoa hồng; giữ tiền phí của khách là vi phạm nặng |
| Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ | Doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ | Xin chứng từ để quyết toán thuế; chi tiết xem cụm chuyên về thuế |
Không có quy định chung buộc doanh nghiệp tiếp tục trả hoa hồng tái tục sau khi đại lý rời đi; đây là chuyện của hợp đồng. Người làm lâu năm nên tính phần này như một khoản mất đi khi chuyển, chứ không mặc định sẽ còn.
Khách cũ: làm gì là đúng, làm gì là lôi kéo
Báo tin là được. Bạn có thể cho khách quen biết mình chuyển công ty, và cho họ biết hợp đồng của họ vẫn còn nguyên, doanh nghiệp cũ sẽ cử người khác chăm sóc. Đây là cách cư xử tử tế với người đã tin mình.
Khuyên huỷ hợp đồng cũ để mua mới là không được. Dù bạn tin sản phẩm mới tốt hơn, việc tác động khách huỷ hợp đồng đang có hiệu lực để mua hợp đồng mới là hành vi luật cấm. Khách mất giá trị tích luỹ, phải đóng lại phí ban đầu, có thể không được bảo hiểm bệnh đã phát sinh.
So sánh để chê nơi cũ là rủi ro. Nói xấu doanh nghiệp cũ, nói sai về sản phẩm của họ, có thể bị xem là cạnh tranh không lành mạnh và bị doanh nghiệp cũ khiếu nại.
Khách tự tìm tới hỏi mua thêm. Nếu khách có nhu cầu mới, không liên quan việc huỷ hợp đồng cũ, bạn có thể tư vấn sản phẩm của doanh nghiệp mới. Ghi nhận rõ trong hồ sơ rằng khách giữ nguyên hợp đồng cũ.
Dữ liệu khách không mang theo. Danh sách, hồ sơ, thông tin sức khoẻ của khách là dữ liệu của doanh nghiệp cũ và dữ liệu cá nhân của khách. Sao chép mang đi có thể vi phạm hợp đồng và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Khách hàng mồ côi: trách nhiệm không dừng ở ngày bạn rời đi
Trong ngành, hợp đồng mà đại lý phụ trách đã rời đi thường được gọi là hợp đồng mồ côi. Doanh nghiệp có nghĩa vụ phân công người chăm sóc, nhưng trên thực tế khách thường chỉ nhớ số điện thoại của bạn. Vài tháng sau khi chuyển, bạn vẫn có thể nhận cuộc gọi hỏi về đóng phí, về bồi thường.
Cách xử lý đúng là hướng dẫn khách liên hệ tổng đài hoặc văn phòng của doanh nghiệp cũ, hoặc chuyển thông tin cho người được phân công, thay vì tự giải quyết hay khuyên khách theo mình sang nơi mới. Bạn không còn quyền thu phí hay nhận hồ sơ cho doanh nghiệp cũ; làm vậy là hành động không có thẩm quyền.
Một thói quen tốt trước khi rời là gửi danh sách khách đang chăm sóc, kèm ghi chú về các việc đang dở như hồ sơ bồi thường chưa xong, cho người được doanh nghiệp cũ chỉ định. Việc này vừa bảo vệ khách, vừa là bằng chứng bạn đã bàn giao đầy đủ nếu sau này có khiếu nại.
Ví dụ giả định: một lần chuyển gọn gàng
Ví dụ giả định: chị T làm đại lý nhân thọ ở Quảng Ninh được sáu năm, quyết định chuyển sang một doanh nghiệp khác vì sản phẩm sức khoẻ phù hợp hơn với nhóm khách công nhân mà chị phục vụ. Chị đọc lại hợp đồng đại lý, thấy phải báo trước một khoảng thời gian và hoa hồng tái tục sẽ dừng khi chấm dứt. Chị tính toán phần thu nhập sẽ mất, chọn thời điểm chuyển sau khi các hợp đồng mới ký đã qua thời gian cân nhắc.
Chị gửi văn bản đề nghị chấm dứt, nộp đủ phí đã thu, bàn giao danh sách khách kèm ghi chú hai hồ sơ bồi thường đang dở cho người được chỉ định. Với khách quen, chị nhắn một tin giống nhau: chị chuyển công ty, hợp đồng của họ giữ nguyên, người phụ trách mới là ai. Hai khách hỏi có nên chuyển theo không, chị khuyên giữ hợp đồng cũ vì đã đóng nhiều năm.
Chị chỉ ký với doanh nghiệp mới sau khi nhận được xác nhận chấm dứt, và học bổ sung chương trình sức khoẻ trước khi nhận mã đại lý. Sáu tháng sau, doanh nghiệp cũ không có khiếu nại nào về chị, còn khách cũ vẫn gọi hỏi thăm. Cách chuyển chậm mà chắc này tốn thêm vài tuần nhưng không để lại món nợ nào.
Khi tranh chấp với doanh nghiệp cũ
Tranh chấp sau khi chuyển thường xoay quanh ba chuyện: doanh nghiệp cũ giữ lại hoa hồng, yêu cầu bạn hoàn trả các khoản hỗ trợ, hoặc cáo buộc bạn lôi kéo khách. Bước đầu tiên là đề nghị đối chiếu bằng văn bản, kèm bảng kê từng hợp đồng, từng khoản. Phần lớn chênh lệch đến từ cách hiểu khác nhau về một điều khoản, và giải quyết được khi hai bên cùng nhìn vào con số.
Nếu không thương lượng được, tranh chấp hợp đồng đại lý có thể đưa ra hoà giải, trọng tài nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài, hoặc toà án. Bị cáo buộc lôi kéo khách mà bạn cho là không đúng, hãy giữ tin nhắn, ghi chú cho thấy khách tự quyết định. Với số tiền lớn hoặc khi doanh nghiệp cũ đề nghị đưa thông tin vi phạm của bạn vào hệ thống chia sẻ trong ngành, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư quen để biết cách phản hồi.
Câu hỏi thường gặp
Đại lý bảo hiểm có được làm cho hai công ty cùng lúc không?
Luật hạn chế việc đại lý cá nhân đồng thời làm cho doanh nghiệp bảo hiểm khác trong trường hợp nhất định nếu không có chấp thuận bằng văn bản của doanh nghiệp đang làm. Bạn đọc luật, văn bản hướng dẫn và hợp đồng đại lý của mình để biết trường hợp cụ thể.
Chuyển công ty thì có phải thi lại chứng chỉ đại lý không?
Thường không, nếu chứng chỉ còn hiệu lực và đúng nhóm nghiệp vụ doanh nghiệp mới giao. Nếu doanh nghiệp mới giao bán nhóm sản phẩm khác, như từ phi nhân thọ sang nhân thọ, bạn phải học và thi bổ sung cho nhóm đó.
Rời công ty cũ thì hoa hồng tái tục còn được nhận không?
Điều này phụ thuộc hợp đồng đại lý. Có nơi tiếp tục trả trong điều kiện nhất định, có nơi dừng khi chấm dứt hợp đồng. Không có quy định chung buộc doanh nghiệp trả, nên bạn đọc kỹ điều khoản trước khi quyết định chuyển.
Khách cũ muốn huỷ hợp đồng để mua ở công ty mới của mình thì sao?
Bạn nên giải thích những thiệt hại khi huỷ hợp đồng đang có hiệu lực và khuyên khách cân nhắc giữ nguyên. Nếu khách vẫn tự quyết định, ghi nhận rõ trong hồ sơ. Chủ động tác động khách huỷ để mua mới là hành vi luật cấm.
Doanh nghiệp cũ không xác nhận chấm dứt hợp đồng thì làm thế nào?
Giữ bằng chứng đã gửi đề nghị chấm dứt và đã bàn giao đầy đủ. Gửi thêm văn bản nhắc lại theo đúng kênh. Nếu vẫn không được giải quyết, bạn có thể phản ánh tới cơ quan quản lý bảo hiểm thuộc Bộ Tài chính hoặc nhờ luật sư hỗ trợ.
Có được dùng danh sách khách cũ để giới thiệu sản phẩm mới không?
Không nên. Danh sách khách là dữ liệu của doanh nghiệp cũ và dữ liệu cá nhân của khách, được thu thập cho mục đích của hợp đồng cũ. Dùng để chào bán sản phẩm mới có thể vi phạm hợp đồng đại lý và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.