Theo Luật Doanh nghiệp 2020, kiểm soát viên phải không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp, được đào tạo một trong các chuyên ngành như kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, không phải người có quan hệ gia đình với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc và người quản lý khác, và không được đồng thời là người quản lý công ty. Trưởng ban kiểm soát công ty cổ phần còn phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và làm việc chuyên trách tại công ty, trừ khi điều lệ đặt tiêu chuẩn khác cao hơn.
Bài viết cho người được mời vào ban kiểm soát — thường là kế toán, cổ đông có chuyên môn tài chính, người đại diện vốn của một cổ đông lớn — và cho người làm pháp chế đang chuẩn bị tài liệu bầu ban kiểm soát ở đại hội cổ đông. Công ty đại chúng và công ty có vốn nhà nước có thêm tiêu chuẩn riêng, chỉ được nhắc ở mức nguyên lý.
Ban kiểm soát làm gì mà luật đặt tiêu chuẩn chặt
Ban kiểm soát giám sát hội đồng quản trị và giám đốc trong việc quản lý, điều hành công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực của hoạt động kinh doanh, sổ kế toán, báo cáo tài chính; thẩm định báo cáo trình đại hội đồng cổ đông. Nói gọn, đó là cơ quan được cổ đông giao để nhìn vào những người đang điều hành công ty.
Từ vai trò đó sinh ra ba nhóm tiêu chuẩn. Nhóm chuyên môn để người giám sát đọc được số liệu và hiểu được hợp đồng. Nhóm độc lập để người giám sát không phải giám sát chính mình hoặc người nhà mình. Nhóm tư cách chung — không thuộc diện bị cấm — giống như mọi người quản lý khác.
Không phải công ty nào cũng có ban kiểm soát. Công ty cổ phần có thể chọn mô hình có ủy ban kiểm toán trực thuộc hội đồng quản trị thay cho ban kiểm soát, và trong một số trường hợp công ty ít cổ đông luật cho phép không lập ban kiểm soát. Công ty trách nhiệm hữu hạn thì chỉ một số loại, như công ty có vốn nhà nước, mới bắt buộc có kiểm soát viên. Điều kiện cụ thể hãy đối chiếu bản hiện hành của luật và điều lệ.
Tiêu chuẩn theo từng nhóm
Bảng tóm lược ở mức nguyên lý theo Luật Doanh nghiệp 2020 (đã sửa đổi). Công ty đại chúng, công ty niêm yết và doanh nghiệp nhà nước có thể chịu thêm yêu cầu trong pháp luật chứng khoán và văn bản về quản trị công ty.
| Nhóm tiêu chuẩn | Yêu cầu chung | Câu hỏi để tự kiểm |
|---|---|---|
| Tư cách chung | Không thuộc diện bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp | Có đang bị truy cứu, chấp hành án, bị cấm đảm nhiệm chức vụ, hạn chế năng lực hành vi dân sự không |
| Chuyên môn | Được đào tạo chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc phù hợp ngành của công ty | Bằng của mình thuộc ngành nào, có chứng minh được không |
| Độc lập về gia đình | Không có quan hệ gia đình với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, người quản lý khác | Có vợ, chồng, cha mẹ, con, anh chị em, người thân theo diện luật liệt kê đang giữ chức danh quản lý không |
| Độc lập về vị trí | Không đồng thời là người quản lý công ty | Có đang là thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng không |
| Riêng trưởng ban | Kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp, làm việc chuyên trách | Có chứng chỉ phù hợp, có làm toàn thời gian tại công ty không |
Chữ "quan hệ gia đình" được Luật Doanh nghiệp định nghĩa theo danh sách cụ thể, rộng hơn nhiều người nghĩ — gồm cả anh chị em ruột của vợ hoặc chồng, con dâu, con rể. Đọc đúng danh sách trong luật trước khi khẳng định mình không vướng.
Những tình huống hay bị hỏi lại
Kế toán trưởng được bầu làm kiểm soát viên. Kế toán trưởng là người lập sổ sách và báo cáo mà ban kiểm soát phải kiểm tra. Tự kiểm tra sổ của mình thì mất hết ý nghĩa giám sát. Quy định về quản trị công ty đại chúng loại trừ người làm việc trong bộ phận kế toán, tài chính khỏi ban kiểm soát, và nhiều điều lệ công ty chưa đại chúng cũng chép quy tắc này. Muốn vào ban kiểm soát, người đó nên thôi vị trí kế toán trước.
Kiểm soát viên là cổ đông nhỏ. Luật không bắt kiểm soát viên phải là cổ đông hay người lao động của công ty, trừ khi điều lệ quy định khác. Cổ đông nhỏ có chuyên môn hoàn toàn có thể ứng cử, miễn đáp ứng tiêu chuẩn.
Người đại diện vốn của cổ đông tổ chức. Cổ đông tổ chức thường cử người đại diện ứng cử vào ban kiểm soát. Người đó phải đáp ứng tiêu chuẩn như mọi kiểm soát viên; tư cách của tổ chức cử không thay được tiêu chuẩn cá nhân.
Đã từng làm kế toán, kiểm toán cho công ty. Người vừa thôi làm kiểm toán độc lập cho công ty, hoặc vừa nghỉ việc ở phòng kế toán, có thể bị giới hạn bởi quy định riêng ở công ty đại chúng hoặc bởi điều lệ. Kiểm cả hai nguồn trước khi nhận đề cử.
Kiểm soát viên kiêm nhiệm ở nhiều công ty. Luật Doanh nghiệp không cấm chung, nhưng công ty đại chúng có thể bị giới hạn số nơi kiêm nhiệm. Trưởng ban kiểm soát phải chuyên trách nên khó kiêm ở nơi khác.
Chuẩn bị hồ sơ ứng cử cho chắc
Hồ sơ ứng cử kiểm soát viên thường do công ty đặt mẫu trong quy chế đại hội. Từ phía người ứng cử, nên chuẩn bị theo thứ tự:
- Đọc điều lệ và quy chế nội bộ về quản trị công ty để biết tiêu chuẩn cao hơn luật, nếu có.
- Lập sơ yếu lý lịch nêu rõ ngành đào tạo, nơi làm việc trước đây, các chức danh đang giữ ở doanh nghiệp khác.
- Liệt kê người thân theo đúng danh sách quan hệ gia đình của Luật Doanh nghiệp và đối chiếu với danh sách người quản lý công ty.
- Chuẩn bị bản sao bằng cấp, chứng chỉ kế toán viên hoặc kiểm toán viên nếu ứng cử trưởng ban.
- Ký bản cam kết đáp ứng tiêu chuẩn, không thuộc diện bị cấm, và cam kết thông báo khi có thay đổi.
- Với công ty đại chúng, kiểm thêm nghĩa vụ công bố thông tin của người nội bộ sau khi được bầu.
Trách nhiệm đi kèm chức danh
Kiểm soát viên không phải là chức danh danh dự. Luật Doanh nghiệp đặt cho kiểm soát viên nghĩa vụ thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích của công ty và cổ đông; không được lợi dụng thông tin, cơ hội kinh doanh của công ty để tư lợi. Vi phạm gây thiệt hại thì kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thường.
Trong thực tế, kiểm soát viên bị kéo vào trách nhiệm thường vì im lặng: biết báo cáo tài chính có vấn đề mà vẫn ký thẩm định, biết hội đồng quản trị ký giao dịch với người có liên quan không qua thủ tục mà không kiến nghị. Ghi lại ý kiến bằng văn bản, gửi đúng nơi, là cách duy nhất chứng minh mình đã làm đúng nghĩa vụ.
Nếu bạn phát hiện sai phạm nghiêm trọng và hội đồng quản trị không xử lý, luật trao cho ban kiểm soát một số quyền như yêu cầu triệu tập họp, kiến nghị đại hội đồng cổ đông. Tình huống này dễ thành tranh chấp nội bộ; nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi hành động để chọn đúng trình tự.
Khi kiểm soát viên không còn đáp ứng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn phải được duy trì suốt nhiệm kỳ. Một kiểm soát viên có người thân vừa được bổ nhiệm làm phó giám đốc, hoặc chính mình vừa nhận vị trí kế toán trưởng, sẽ rơi vào tình trạng không đáp ứng. Luật Doanh nghiệp coi việc không còn đủ tiêu chuẩn là căn cứ để miễn nhiệm.
Cách xử lý đàng hoàng là kiểm soát viên chủ động báo cho ban kiểm soát và hội đồng quản trị, nộp đơn từ nhiệm, để công ty đưa việc miễn nhiệm và bầu bổ sung vào đại hội gần nhất. Giữ ghế trong khi biết mình không còn đủ tiêu chuẩn khiến mọi văn bản mình ký trong thời gian đó dễ bị nghi ngờ.
Về phía công ty, khi ban kiểm soát thiếu người so với số tối thiểu, hội đồng quản trị phải triệu tập đại hội để bầu bổ sung trong thời hạn luật định. Đối chiếu bản hiện hành của luật để biết chính xác số lượng và mốc thời gian.
Ví dụ giả định: công ty gia đình chuyển lên cổ phần
Ví dụ giả định: một công ty trách nhiệm hữu hạn chế biến nông sản ở Đồng Tháp do hai anh em sáng lập chuyển thành công ty cổ phần để gọi thêm vốn. Trong bản dự kiến đầu tiên, ban kiểm soát gồm vợ của người anh (đang làm chủ tịch hội đồng quản trị), chị kế toán trưởng và một cổ đông mới là nhà đầu tư tài chính.
Rà theo tiêu chuẩn, hai trong ba người không đạt. Vợ của chủ tịch hội đồng quản trị vướng quan hệ gia đình với người quản lý. Kế toán trưởng là người lập sổ, không thể đồng thời giám sát chính sổ đó, và điều lệ mẫu công ty định dùng cũng loại trừ trường hợp này. Chỉ người đại diện của nhà đầu tư tài chính, tốt nghiệp ngành tài chính, không có quan hệ gì với ban điều hành, là ứng viên phù hợp.
Công ty sửa danh sách: nhà đầu tư cử thêm một người có chứng chỉ kiểm toán viên làm trưởng ban, làm chuyên trách; người thứ ba là một kỹ sư chế biến thực phẩm, cổ đông nhỏ, được đào tạo chuyên ngành phù hợp với ngành kinh doanh. Ban kiểm soát mới có người đọc được số liệu, người hiểu quy trình sản xuất, và không ai phải giám sát người thân. Rà trước đại hội đỡ hơn nhiều so với bị cổ đông phản đối kết quả bầu sau đó.
Câu hỏi thường gặp
Người không có bằng đại học có làm kiểm soát viên được không?
Luật dùng chữ "được đào tạo" một trong các chuyên ngành phù hợp, không ghi rõ trình độ tối thiểu. Điều lệ công ty có thể đặt yêu cầu bằng cấp cụ thể. Người có bằng cao đẳng, trung cấp kế toán vẫn nên hỏi kỹ công ty và đối chiếu điều lệ trước khi nhận đề cử.
Trưởng ban kiểm soát có bắt buộc phải có chứng chỉ kế toán viên do Bộ Tài chính cấp không?
Luật dùng cụm "kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp", và cách hiểu cụ thể có thể được làm rõ trong văn bản hướng dẫn hoặc điều lệ. Có chứng chỉ kế toán viên hoặc kiểm toán viên là cách an toàn nhất. Một số công ty chấp nhận chứng chỉ quốc tế tương đương, nên kiểm điều lệ.
Kiểm soát viên có được nhận thù lao không?
Có. Thù lao, chi phí hoạt động của ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông quyết định theo điều lệ. Trưởng ban làm chuyên trách thường hưởng lương như người lao động của công ty. Mức cụ thể không có chuẩn chung, tuỳ quyết định của từng công ty.
Con của chủ tịch hội đồng quản trị có làm kiểm soát viên được không?
Không. Con là quan hệ gia đình theo danh sách của Luật Doanh nghiệp, và chủ tịch hội đồng quản trị là người quản lý công ty. Bầu người thân của người quản lý vào ban kiểm soát làm mất ý nghĩa giám sát và trái tiêu chuẩn luật định.
Nhiệm kỳ kiểm soát viên là bao lâu?
Luật Doanh nghiệp giới hạn nhiệm kỳ của kiểm soát viên công ty cổ phần không quá năm năm và có thể được bầu lại không hạn chế số nhiệm kỳ. Điều lệ có thể quy định nhiệm kỳ ngắn hơn. Kiểm điều lệ công ty để biết nhiệm kỳ chính xác.