Theo Luật Du lịch 2017, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành phải có người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành, là người giữ chức danh lãnh đạo của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu về trình độ: hoặc tốt nghiệp chuyên ngành về lữ hành, hoặc tốt nghiệp chuyên ngành khác kèm chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch. Mức bằng yêu cầu khác nhau giữa lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế; lữ hành quốc tế đòi trình độ cao hơn và chứng chỉ điều hành quốc tế.
Bài này viết cho người đang muốn trở thành người phụ trách lữ hành — trưởng phòng điều hành, phó giám đốc, người sáng lập công ty du lịch nhỏ — và cho chủ doanh nghiệp đang tìm người đủ tư cách. Giấy phép lữ hành của doanh nghiệp, tiền ký quỹ và hồ sơ cấp phép là chuyện của doanh nghiệp, ở đây chỉ nhắc khi gắn với tư cách cá nhân.
"Người phụ trách" là ai, không phải ai
Luật dùng cụm "người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành" và gắn nó với chức danh lãnh đạo. Hướng dẫn thi hành liệt kê những chức danh được tính, thường gồm chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty, chủ doanh nghiệp tư nhân, tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, và trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành. Danh sách chính xác hãy đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
Hệ quả thực tế: một nhân viên điều hành tour giỏi, có đủ bằng, nhưng chỉ là nhân viên thì chưa phải người phụ trách. Doanh nghiệp phải bổ nhiệm người đó vào một chức danh lãnh đạo — ví dụ trưởng bộ phận lữ hành — bằng quyết định, và người đó phải làm việc thật ở doanh nghiệp.
Ngược lại, giám đốc không bắt buộc là người phụ trách. Một công ty có giám đốc học kinh tế, không có chứng chỉ điều hành, vẫn đủ điều kiện nếu có một phó giám đốc hoặc trưởng bộ phận lữ hành đáp ứng trình độ. Cách bố trí này phổ biến ở công ty nhỏ, nơi người sáng lập lo kinh doanh còn người làm nghề lo sản phẩm tour.
Người phụ trách cũng không phải hướng dẫn viên. Thẻ hướng dẫn viên du lịch là một loại tư cách khác, dành cho người trực tiếp dẫn khách. Một người có thể có cả hai, nhưng có thẻ hướng dẫn viên không thay được bằng chuyên ngành hay chứng chỉ điều hành khi xét tư cách người phụ trách.
Hai cấp yêu cầu về trình độ
Bảng tóm lược theo nguyên lý của Luật Du lịch 2017. Danh mục ngành được coi là "chuyên ngành về lữ hành" và mức bằng cụ thể được quy định trong văn bản hướng dẫn, có thể đã được sửa — đối chiếu bản hiện hành trước khi kết luận.
| Phạm vi kinh doanh | Đường thứ nhất | Đường thứ hai |
|---|---|---|
| Lữ hành nội địa | Tốt nghiệp chuyên ngành về lữ hành ở trình độ luật yêu cầu | Tốt nghiệp chuyên ngành khác ở trình độ luật yêu cầu và có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa |
| Lữ hành quốc tế | Tốt nghiệp chuyên ngành về lữ hành ở trình độ cao hơn so với nội địa | Tốt nghiệp chuyên ngành khác ở trình độ tương ứng và có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế |
| Nâng từ nội địa lên quốc tế | Kiểm lại trình độ người phụ trách hiện tại | Có thể phải bổ sung chứng chỉ điều hành quốc tế hoặc thay người |
Chỗ hay vấp là chữ "chuyên ngành về lữ hành". Bằng quản trị kinh doanh có học phần du lịch chưa chắc đã được tính; bằng quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành thường được tính. Khi không chắc, cách nhanh nhất là gửi bảng điểm, tên ngành ghi trên bằng cho cơ quan tiếp nhận hỏi trước khi nộp hồ sơ.
Chứng chỉ nghiệp vụ điều hành: lấy ở đâu, được tính thế nào
Do cơ sở được phép tổ chức thi cấp. Chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa và quốc tế được cấp sau khi người học đạt kỳ thi do cơ sở đủ điều kiện tổ chức theo quy định của ngành du lịch. Trước khi đăng ký, kiểm cơ sở đó có trong danh sách được phép tổ chức thi, vì chứng chỉ của nơi không đủ điều kiện sẽ không được chấp nhận.
Đi kèm với bằng, không đứng một mình. Chứng chỉ điều hành là đường bù cho người có bằng chuyên ngành khác. Người chưa có bằng ở trình độ luật yêu cầu thì có chứng chỉ điều hành cũng chưa đủ.
Nội địa và quốc tế là hai chứng chỉ. Chứng chỉ điều hành nội địa không dùng thay cho chứng chỉ điều hành quốc tế khi doanh nghiệp xin hoặc nâng lên phạm vi quốc tế.
Giữ bản gốc, đối chiếu tên. Tên, ngày sinh trên bằng, chứng chỉ và giấy tờ tuỳ thân phải khớp. Lệch một chữ trong tên là lý do trả hồ sơ quen thuộc, nhất là với bằng cấp từ nhiều năm trước.
Bằng nước ngoài. Bằng chuyên ngành lữ hành do cơ sở nước ngoài cấp thường phải qua thủ tục công nhận văn bằng hoặc hợp pháp hoá lãnh sự tuỳ trường hợp. Làm thủ tục này sớm, vì nó có thể mất nhiều thời gian hơn chính hồ sơ giấy phép.
Để được ghi nhận là người phụ trách
Từ phía cá nhân, các bước dưới đây giúp hồ sơ của doanh nghiệp không bị trả vì phần người phụ trách:
- Rà trình độ của mình theo phạm vi doanh nghiệp định kinh doanh: nội địa hay quốc tế, bằng đã đủ chưa, có cần chứng chỉ điều hành không.
- Nếu cần chứng chỉ, chọn cơ sở đào tạo, thi được phép; học và thi đúng loại nội địa hoặc quốc tế.
- Nhận quyết định bổ nhiệm vào chức danh lãnh đạo của doanh nghiệp, ghi rõ chức danh và ngày hiệu lực.
- Ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp theo đúng quy định; người phụ trách là người làm việc thật, không phải tên trên giấy.
- Chuẩn bị bản sao bằng, chứng chỉ theo yêu cầu, khớp thông tin với căn cước; bằng nước ngoài kèm giấy tờ công nhận hoặc hợp pháp hoá.
- Sau khi doanh nghiệp được cấp phép, theo dõi nghĩa vụ thông báo khi chính bạn nghỉ việc hoặc chuyển chức danh.
Lỗi hay gặp ở phần người phụ trách trong hồ sơ
Khi hồ sơ giấy phép lữ hành bị trả, phần người phụ trách thường vướng ở một trong các điểm dưới đây. Phần lớn là lỗi giấy tờ, sửa được nếu phát hiện sớm:
- Quyết định bổ nhiệm ghi chức danh không thuộc nhóm lãnh đạo được tính, ví dụ "chuyên viên điều hành cao cấp" thay vì "trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành".
- Ngày hiệu lực của quyết định bổ nhiệm sau ngày nộp hồ sơ, hoặc người ký quyết định không có thẩm quyền theo điều lệ.
- Hợp đồng lao động thiếu hoặc là hợp đồng cộng tác, hợp đồng dịch vụ — không thể hiện người đó làm việc thật cho doanh nghiệp.
- Bằng đúng trình độ nhưng tên ngành không nằm trong danh mục chuyên ngành về lữ hành, mà lại không kèm chứng chỉ điều hành.
- Có chứng chỉ điều hành nội địa nhưng doanh nghiệp xin phạm vi quốc tế.
- Chứng chỉ do cơ sở không đủ điều kiện tổ chức thi cấp, hoặc không tra được thông tin trên hệ thống của cơ quan quản lý du lịch.
- Người được khai là người phụ trách vẫn đang có tên phụ trách ở một doanh nghiệp lữ hành khác chưa làm thủ tục thay đổi.
Mục cuối thường làm người trong cuộc bất ngờ nhất, vì họ đã nghỉ ở công ty cũ từ lâu. Hệ thống quản lý chỉ biết điều đã được thông báo, nên việc đề nghị công ty cũ cập nhật là việc của chính bạn cũng như của họ.
Khi người phụ trách nghỉ việc
Điều kiện về người phụ trách là điều kiện duy trì, không chỉ là điều kiện để xin phép. Khi người phụ trách nghỉ, doanh nghiệp phải có người thay thế đáp ứng điều kiện và thông báo với cơ quan cấp phép trong thời hạn luật định. Kéo dài tình trạng không có người phụ trách đủ điều kiện có thể dẫn tới xử phạt, thậm chí thu hồi giấy phép theo các căn cứ của luật.
Về phía cá nhân, khi bạn nghỉ việc ở công ty cũ, hãy yêu cầu công ty xác nhận bằng văn bản ngày bạn thôi giữ chức danh và đề nghị họ làm thủ tục thông báo thay người. Nếu không, tên bạn có thể vẫn nằm trong hồ sơ của doanh nghiệp đó với cơ quan quản lý, trong khi bạn đã sang làm người phụ trách ở nơi khác. Hai nơi cùng ghi một người là tình huống sẽ bị hỏi.
Doanh nghiệp đừng chọn cách "mượn" một người có bằng để đứng tên trong lúc tìm người. Người đứng tên không làm việc thật là trái với bản chất điều kiện này, và khi có sự cố với đoàn khách, người đó sẽ phải giải trình cho những quyết định mình không hề tham gia. Thủ tục thay đổi người phụ trách và hồ sơ giấy phép của doanh nghiệp có thể xem chi tiết trên GiayPhep.com.
Ví dụ giả định: công ty nhỏ ba người
Ví dụ giả định: chị Hạnh tốt nghiệp đại học ngành ngôn ngữ Anh, làm điều hành tour cho một công ty ở Đà Nẵng nhiều năm. Chị cùng hai người bạn muốn lập công ty lữ hành nội địa. Bạn chị làm giám đốc, học tài chính; người còn lại lo bán hàng.
Ở đây không ai có bằng chuyên ngành về lữ hành. Chị Hạnh có bằng đại học ngành khác nên đi theo đường thứ hai: thi lấy chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa ở cơ sở được phép. Sau đó công ty bổ nhiệm chị làm phó giám đốc phụ trách lữ hành, ký hợp đồng lao động, và nộp hồ sơ giấy phép.
Hai năm sau công ty muốn đón khách nước ngoài. Lúc này chị cần chứng chỉ điều hành quốc tế và bằng của chị phải ở trình độ luật yêu cầu cho lữ hành quốc tế. Nếu thiếu, công ty có hai lựa chọn: chị học bổ sung, hoặc tuyển thêm một người đủ điều kiện quốc tế giữ chức danh lãnh đạo. Lập kế hoạch trước một năm đỡ hơn nhiều so với phát hiện ra khi đã nhận đặt chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Chủ doanh nghiệp tư nhân tự làm người phụ trách lữ hành được không?
Được, nếu chính chủ doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trình độ cho phạm vi kinh doanh. Chủ doanh nghiệp tư nhân thuộc nhóm chức danh lãnh đạo, nên chỉ còn câu hỏi bằng và chứng chỉ. Nếu chủ không đủ, có thể bổ nhiệm người khác làm trưởng bộ phận lữ hành đủ điều kiện.
Một người có được làm người phụ trách cho hai công ty lữ hành cùng lúc không?
Bản chất điều kiện là người làm việc thật, giữ chức danh lãnh đạo tại doanh nghiệp. Đứng tên phụ trách ở hai nơi cùng lúc dễ bị coi là không làm thật ở ít nhất một nơi và thường bị cơ quan cấp phép phát hiện khi đối chiếu. Hãy kiểm văn bản hướng dẫn hiện hành và tránh cấu trúc này.
Có thẻ hướng dẫn viên quốc tế thì có thay được chứng chỉ điều hành không?
Không. Thẻ hướng dẫn viên là tư cách để dẫn khách, chứng chỉ điều hành là tư cách để phụ trách kinh doanh lữ hành. Hai loại do quy định khác nhau điều chỉnh. Có thẻ hướng dẫn viên không miễn được yêu cầu bằng và chứng chỉ điều hành khi xét người phụ trách.
Chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch có thời hạn không?
Tuỳ quy định áp dụng tại thời điểm cấp và văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhiều chứng chỉ nghiệp vụ không ghi thời hạn, nhưng quy định có thể thay đổi. Hãy đọc kỹ thông tin ghi trên chứng chỉ và hỏi cơ quan quản lý du lịch của tỉnh, thành khi chuẩn bị hồ sơ.
Doanh nghiệp đổi người phụ trách có phải xin lại giấy phép không?
Thông thường không phải xin lại giấy phép mà phải thông báo thay đổi người phụ trách kèm hồ sơ của người mới trong thời hạn luật định. Nếu cùng lúc đổi cả phạm vi kinh doanh thì thủ tục có thể khác. Đối chiếu văn bản hiện hành trên Cổng Dịch vụ công trước khi nộp.
Bằng cao đẳng du lịch học trước đây có được tính là chuyên ngành lữ hành không?
Phụ thuộc tên ngành ghi trên bằng và danh mục ngành được công nhận là chuyên ngành về lữ hành trong văn bản hướng dẫn. Một số tên ngành cũ không trùng hẳn tên ngành hiện tại. Gửi bản sao bằng và bảng điểm để cơ quan tiếp nhận xác nhận trước là cách tránh bị trả hồ sơ.