Công chứng viên là người được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, không phải người tự thi lấy chứng chỉ rồi hành nghề. Muốn được bổ nhiệm, bạn phải đáp ứng tiêu chuẩn về quốc tịch, phẩm chất, bằng cấp luật, thời gian công tác pháp luật, đã qua đào tạo nghề công chứng, đã tập sự và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự, trừ những người được luật miễn một số bước.
Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, thay Luật Công chứng năm 2014. Luật mới siết lại một số tiêu chuẩn, bổ sung giới hạn về độ tuổi của công chứng viên, chuẩn hoá đào tạo và tập sự, và mở đường cho công chứng điện tử. Bài này đi theo đúng chặng từ lúc bạn có bằng luật tới lúc nhận quyết định bổ nhiệm; các con số về số năm công tác, thời gian đào tạo, thời gian tập sự, mốc tuổi và thời hạn giải quyết bạn đối chiếu thẳng vào luật và nghị định hướng dẫn, vì người đọc bài cũ viết theo luật năm 2014 rất dễ dùng nhầm số.
Tiêu chuẩn để được bổ nhiệm
Luật Công chứng 2024 giữ khung tiêu chuẩn quen thuộc nhưng điều chỉnh chi tiết. Các nhóm tiêu chuẩn chính:
- Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam, trung thành với Tổ quốc, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt.
- Trong giới hạn độ tuổi mà luật mới đặt ra cho công chứng viên. Đây là điểm mới so với luật năm 2014; người lớn tuổi định chuyển sang nghề công chứng cần kiểm mốc này trước khi đi học.
- Có bằng cử nhân luật, thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật. Luật mới thu hẹp lại theo hướng bằng chuyên ngành luật, nên người có bằng chuyên ngành gần luật cần kiểm kỹ.
- Có thời gian công tác pháp luật tối thiểu sau khi có bằng, tại cơ quan, tổ chức. Số năm cụ thể khác với luật cũ, bạn đối chiếu luật hiện hành.
- Đã tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng, hoặc thuộc diện được miễn đào tạo.
- Đã hoàn thành tập sự hành nghề công chứng và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự.
- Có sức khoẻ để hành nghề công chứng.
Ngoài các tiêu chuẩn trên, luật còn có danh sách người không được bổ nhiệm. Đạt đủ tiêu chuẩn nhưng rơi vào một trường hợp trong danh sách này thì hồ sơ vẫn bị từ chối, nên đọc cả hai phần trước khi bắt đầu.
Đào tạo nghề và ai được miễn
Khoá đào tạo nghề công chứng được tổ chức tại cơ sở đào tạo nghề công chứng theo quy định. Chương trình gồm kỹ năng hành nghề, đạo đức nghề nghiệp, pháp luật chuyên ngành về giao dịch, đất đai, hôn nhân gia đình, thừa kế. Học xong và đạt yêu cầu thì được cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp, giấy tờ bắt buộc khi đăng ký tập sự.
Người được miễn đào tạo là nhóm có kinh nghiệm tư pháp sâu. Luật thường liệt kê những người đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, luật sư hành nghề đủ thời gian, giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ luật và một số ngạch công chức pháp luật cao. Luật Công chứng 2024 điều chỉnh lại danh sách này; có nhóm vẫn được miễn đào tạo nhưng phải học bồi dưỡng một thời gian ngắn hơn. Bạn đối chiếu đúng nhóm của mình.
Được miễn đào tạo không có nghĩa được miễn tập sự. Đây là chỗ hay nhầm. Một số người được miễn khoá đào tạo vẫn phải tập sự, có người được giảm thời gian tập sự. Đọc riêng hai điều khoản về miễn đào tạo và về tập sự.
Bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài. Giấy chứng nhận đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài có thể được công nhận theo quy định. Hồ sơ cần hợp pháp hoá lãnh sự, dịch công chứng và chờ cơ quan có thẩm quyền xem xét; không tự coi là tương đương.
Tập sự hành nghề công chứng từ đăng ký đến kỳ kiểm tra
Tập sự là nơi bạn học cách làm thật dưới sự hướng dẫn của một công chứng viên. Trình tự thường gặp:
- Tìm một tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng) nhận tập sự, thoả thuận về công chứng viên hướng dẫn.
- Đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, kèm giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề hoặc giấy tờ chứng minh được miễn.
- Tập sự đủ thời gian luật định: nghiên cứu hồ sơ, soạn dự thảo văn bản, tham gia tiếp người yêu cầu công chứng dưới sự giám sát. Người tập sự không được ký văn bản công chứng.
- Lập báo cáo tập sự theo định kỳ, có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức nhận tập sự.
- Hết thời gian tập sự, đăng ký dự kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng theo thông báo của cơ quan tổ chức kỳ kiểm tra.
- Đạt yêu cầu thì nhận giấy chứng nhận và chuẩn bị hồ sơ đề nghị bổ nhiệm.
Đơn vị tổ chức kỳ kiểm tra và thể thức kiểm tra theo luật mới có thể khác thời luật năm 2014. Bạn theo dõi thông báo của Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự, không dựa vào đề cương cũ.
Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên
Hồ sơ thường nộp tại Sở Tư pháp nơi bạn đã đăng ký tập sự, Sở xem xét rồi đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Các giấy tờ thường gặp:
| Giấy tờ | Chứng minh điều gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đơn đề nghị bổ nhiệm theo mẫu | Ý chí đề nghị bổ nhiệm | Dùng mẫu theo văn bản hướng dẫn luật mới |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Không thuộc trường hợp bị cấm do án tích, truy cứu | Xin gần ngày nộp, tránh quá hạn |
| Bản sao bằng cử nhân, thạc sĩ hoặc tiến sĩ luật | Tiêu chuẩn về trình độ | Bằng nước ngoài cần thủ tục công nhận |
| Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật | Đủ số năm công tác | Xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi làm việc, ghi rõ vị trí |
| Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề hoặc giấy tờ được miễn | Đã qua đào tạo | Người miễn đào tạo nộp giấy tờ chứng minh chức danh, học vị |
| Giấy chứng nhận đạt kiểm tra kết quả tập sự | Đã tập sự và đạt | Bản chính hoặc bản sao theo yêu cầu |
| Giấy chứng nhận sức khoẻ | Đủ sức khoẻ hành nghề | Còn thời hạn sử dụng |
Sở Tư pháp có thể từ chối đề nghị nếu thấy hồ sơ không đủ điều kiện và phải trả lời bằng văn bản nêu lý do. Bộ Tư pháp cũng có thể từ chối bổ nhiệm. Người bị từ chối có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện theo quy định. Thủ tục này có trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, nên tra trước để biết đang nộp trực tiếp hay trực tuyến.
Những người không được bổ nhiệm dù đủ tiêu chuẩn
Danh sách loại trừ trong Luật Công chứng 2024 gồm những nhóm sau, bạn đọc nguyên văn trong luật để biết chính xác phạm vi:
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người đã bị kết án mà chưa được xoá án tích về tội phạm do vô ý, hoặc đã bị kết án về tội phạm do cố ý theo phạm vi luật quy định.
- Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính như đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.
- Người mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.
- Người bị buộc thôi việc, bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư hoặc các chức danh tư pháp khác do vi phạm, chưa hết thời hạn luật quy định.
- Người đang là cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân, công an, trừ trường hợp luật có quy định riêng.
Ai đã từng bị miễn nhiệm công chứng viên vì vi phạm cũng cần đọc kỹ quy định về bổ nhiệm lại, vì có những trường hợp luật không cho bổ nhiệm lại hoặc buộc chờ một thời gian.
Chọn con đường cho đúng với hoàn cảnh của mình
Cử nhân luật trẻ thường phải đi đủ các bước: tích luỹ thời gian công tác pháp luật, học đào tạo nghề, tập sự, kiểm tra. Cả chặng đường kéo dài vài năm. Nên chọn công việc trong thời gian tích luỹ sao cho được tiếp xúc với hợp đồng, giao dịch bất động sản, thừa kế, vì đây là phần lớn việc của một công chứng viên.
Luật sư, thẩm phán, kiểm sát viên chuyển sang công chứng thường thuộc diện được miễn hoặc rút ngắn một số bước. Tuy vậy công việc công chứng khác hẳn tranh tụng: công chứng viên không đứng về phía nào, phải kiểm tra năng lực, ý chí của các bên và tính hợp pháp của giao dịch. Nhiều người giỏi tranh tụng phải học lại cách nghĩ này.
Dù đi đường nào, hãy giữ một bộ hồ sơ cá nhân gồm bản sao quyết định, xác nhận công tác, chứng nhận đào tạo. Sau khi bổ nhiệm, bạn còn cần chúng khi đăng ký hành nghề, khi chuyển văn phòng, và có thể cả khi thành lập văn phòng công chứng của riêng mình.
Tự kiểm trước khi đăng ký khoá đào tạo nghề
Khoá đào tạo và thời gian tập sự tốn nhiều tháng, có khi là vài năm nếu tính cả thời gian tích luỹ công tác. Trước khi bắt đầu, bạn nên tự trả lời mấy câu sau, mỗi câu đều có thể khiến hồ sơ bị trả lại ở chặng cuối:
- Bằng của mình có đúng là bằng chuyên ngành luật theo cách hiểu của luật mới không, có cần thủ tục công nhận văn bằng nước ngoài không.
- Thời gian công tác pháp luật đã tích luỹ có được xác nhận bằng văn bản của nơi làm việc, ghi rõ vị trí và nội dung công việc pháp luật không. Làm hành chính văn phòng ở một công ty luật chưa chắc đã được tính.
- Tuổi của mình tới khi dự kiến được bổ nhiệm còn trong giới hạn luật cho phép không, và còn bao nhiêu năm hành nghề sau đó.
- Có tiền án, đang bị điều tra, từng bị xử lý kỷ luật buộc thôi việc ở cơ quan cũ không. Nếu có, đối chiếu danh sách người không được bổ nhiệm trước khi đi học.
- Đang là viên chức, công chức thì đã có kế hoạch nghỉ việc chưa, vào thời điểm nào là hợp lý so với lịch tập sự.
- Đã có nơi sẵn sàng nhận mình tập sự chưa. Ở một số địa bàn, chỗ tập sự không nhiều, tìm sớm giúp không bị chờ sau khi học xong.
Khi có câu trả lời chưa chắc, hãy mang giấy tờ tới Sở Tư pháp hỏi trực tiếp. Một buổi hỏi kỹ ở đầu chặng tiết kiệm cho bạn nhiều tháng ở cuối chặng.
Câu hỏi thường gặp
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ khi nào?
Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, thay Luật Công chứng năm 2014. Người đang trong quá trình đào tạo, tập sự theo luật cũ được áp dụng quy định chuyển tiếp, bạn đối chiếu luật và nghị định hướng dẫn để biết mình thuộc trường hợp nào.
Có bằng cử nhân kinh tế, luật kinh tế có được làm công chứng viên không?
Luật mới đòi hỏi bằng cử nhân, thạc sĩ hoặc tiến sĩ luật. Bằng luật kinh tế thường được coi là bằng chuyên ngành luật, còn bằng kinh tế thuần thì không. Trường hợp không rõ, bạn hỏi Sở Tư pháp trước khi đăng ký học.
Người tập sự công chứng có được ký văn bản công chứng không?
Không. Người tập sự chỉ được giúp công chứng viên hướng dẫn trong nghiên cứu hồ sơ, soạn thảo, tiếp người yêu cầu công chứng. Chữ ký trên văn bản công chứng phải là của công chứng viên đã được bổ nhiệm và đăng ký hành nghề.
Luật sư lâu năm có phải tập sự công chứng không?
Tuỳ thời gian hành nghề và quy định hiện hành. Luật sư đủ thời gian hành nghề thường được miễn đào tạo nghề công chứng, còn việc miễn hay giảm tập sự cần đối chiếu Luật Công chứng 2024 và văn bản hướng dẫn.
Bị Sở Tư pháp từ chối đề nghị bổ nhiệm thì làm gì?
Sở Tư pháp phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do. Bạn đọc kỹ lý do, bổ sung nếu là thiếu giấy tờ, hoặc khiếu nại, khởi kiện theo quy định nếu cho rằng quyết định không đúng. Giữ toàn bộ biên nhận nộp hồ sơ.
Có giới hạn tuổi khi được bổ nhiệm công chứng viên không?
Luật Công chứng 2024 bổ sung giới hạn độ tuổi đối với công chứng viên, khác với luật năm 2014. Người lớn tuổi định chuyển sang nghề công chứng nên kiểm mốc tuổi cụ thể trong luật trước khi đầu tư thời gian học và tập sự.